Im Auftrag des ZDF ist deren Tochterfirma ZDF Enterprises weltweit für den Programmvertrieb, die Umsetzung internationaler Koproduktionen, den Erwerb von Programmlizenzen sowie das Merchandising der stärksten ZDF-Programmmarken und der Vermarktung von Online-Rechten zuständig. Bei einer solchen Fülle an Projekten wundert es nicht, wenn selbst in den größten Archivräumen irgendwann der Platz fehlt. Denn: jedem einzelnen Projekt sind eigene Vertragsunterlagen zugehörig, die gut sortiert und sicher aufbewahrt werden müssen.
Das Projekt
Neben dem Raumproblem für all die Verträge ergab sich bei ZDF Enterprises auch der Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagement. Schließlich ist es wesentlich einfacher, die gewünschte Akte bequem mit wenigen Mausklicks finden zu können, anstatt dutzende Ordner händisch zu durchsuchen. Auch der Aktenaustausch auf digitaler Basis bietet einige Vorteile – wichtig hierbei ist jedoch, dass die Sensibilität der Dokumente berücksichtigt wird. Vertragsdaten zählen zu den Dokumenten mit erhöhter Vertraulichkeit. Geradedeshalb war es ZDF Enterprises wichtig, einen vertrauensvollen Partner zu finden, der mit diesem Thema garantiert verantwortungsbewusst umgeht. Die Wahl fiel daraufhin auf FRANKENRASTER.
FRANKENRASTER hat ein gutes Verständnis für Akten aller Art“, hebt Karoline Meinchsner-Sertl, Zuständige für Recht und Verträge bei ZDF Enterprises, hervor.
Intern wäre der Scanaufwand von so vielen Dokumenten nicht zu leisten gewesen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis von FRANKENRASTER überzeugte, die „reibungslose Abwicklung“ des Projekts festigte den positiven Eindruck bei ZDF Enterprises schließlich. Insgesamt wurden rund 7.000 Vertragsakten erfolgreich digitalisiert.
Nach Abschluss des Projekts
Nun stehen dem Unternehmen alle Dokumente als voll durchsuchbare PDF-Dateien zur Verfügung. Die OCR-Erkennung ermöglicht es, innerhalb jeder Datei nach einem beliebigen Schlagwort zu suchen. Des Weiteren konnte für mehr als 1.000 Akten eine dokumentengerechte Vernichtung durchgeführt werden. Die Altakten wurden nach DIN 32757 Sicherheitsstufe 3 entsorgt, wodurch auch hier der Datenschutzgewährleistet wurde.
Über ZDF Enterprises
ZDF Enterprises wurde im Jahr 1993 als privatwirtschaftliche Tochtergesellschaft des ZDF, einem der größten und renommiertesten Fernsehsender Europas, gegründet. Mit Firmensitz in Mainz verantwortet ZDF Enterprises den weltweiten Vertrieb, die Realisation internationaler Koproduktionen, den Lizenzankauf sowie das Merchandising von starken Programmmarken in eigenem Namen, für das ZDF und für Dritte. ZDF Enterprises hat sich als eigenständiger Marktteilnehmer im nationalen und internationalen Umfeld erfolgreich etabliert. In einem starken Verbund verfügt das Unternehmen über den größten deutschsprachigen Programmstock weltweit und daneben über einen ständig wachsenden Bestand an internationalen Produktionen, bestehend aus Serien und Mini-Serien, Fernsehfilmen, Dokumentationen und Kinderprogrammen.
