Über die Geiger Unternehmensgruppe
Liefern, Bauen, Sanieren und Entsorgen sind seit Jahrzehnten die Schwerpunkte der Unternehmensgruppe Geiger. Geschäftspartner aus den Bereichen Infrastruktur, Immobilien und Umwelt bauen seit jeher auf die Ressourcen, auf die Leistungsfähigkeit und das Wissen des Unternehmens. Mitindividuellen Lösungsansätzen setzen die 3.000 Mitarbeiter der Geiger Unternehmensgruppe alles daran, ihren Kunden den bestmöglichen Service zuliefern.
Um die Unterlagen der Mitarbeiter kümmert sich wiederum die Personalabteilung, die sich zentral am Hauptstandort Oberstdorf befindet. Ein typisches Tagesgeschäft gibt es nicht - die Personalabteilung ist unter anderem zuständig für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, die Betreuung und Abrechnung bestehender Mitarbeiter sowie für deren Weiterbildung. Dabei arbeiten die Kollegen immer öfter auch dezentral, häufig sind sie an einem der Nebenstandorte tätig und benötigen von dort aus Zugriff auf die bisher hauptsächlich in Oberstdorf gelagerten Akten.
Das Projekt
Um von jedem der 50 Standorte Zugriff auf die Personalakten zu haben, entschied sich die Geiger Unternehmensgruppe für eine Digitalisierung der gesamten Personalakten, allein am Verwaltungsstandort Oberstdorf weit über 2.000 Akten. Hinzu kamen einige Einzeldokumente aus diversen Ordnern, die besonders oft benötigt werden. Um das Projekt alleine zu bewältigen, fehlte es dem Unternehmen jedoch an Kapazität und der geeigneten Ausstattung. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, dass einige Akten nicht am Hauptstandort, sondern extern gelagert waren.
„Es gibt Experten, die das besser und schneller können als wir selbst“, entschloss sich das Unternehmen. Bei der Wahl eines geeigneten Partners zur Umsetzung des Projekts entschied sich die Geiger Unternehmensgruppe für FRANKENRASTER.
„Wir haben uns von Anfang in sehr guten Händen gefühlt“, lobt Heide Holzäpfel, Personalreferentin der Unternehmensgruppe Geiger.
Digitalisiert wurden Akten in unterschliedlichsten Zuständen, teilweise waren die Dokumente sehr alt, umfangreich oder bestanden aus diversen Papierqualitäten. Ebenso vielfältig war die Art der Unterlagen. Neben den reinen Personalakten mit besonders hoher Sensibilität wurden auch strengst vertrauliche Unterlagen der obersten Führungsebene und laufende Personalbelege verarbeitet.
Gemeinsam wurde neben dem Scanprozess auch eine Indexierung entwickelt, die zum einen eine leichte Auffindbarkeit der Dokumente und zum anderen die Steuerung der Zugriffsberechtigungen erlaubt. So konnten alle Dateien optimal zum Einpflegen in das bereits genutzte Dokumentenmanagementsystem Docuware vorbereitet werden.
Die Geiger Unternehmensgruppe lobt die Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER: „Wir wurden sehr gut betreut. Es war stets jemand erreichbar, der auf unsere individuellen Anforderungen einging und das Projekt an unsere genauen Wünsche anpasste.“
Durch die Digitalisierung hat das Unternehmen nun von jedem Standort aus Zugriff auf alle verarbeiteten Dokumente und ist somit bei der Arbeit nicht mehr an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden.
Alle Akten wurden direkt nach der Digitalisierung im Hochsicherheitsarchiv der FRANKENRASTER gelagert. Diese Möglichkeit lobt das Unternehmen sehr. Der dadurch frei gewordene Platz im Firmengebäude wurde dringend benötigt und kann nun anderweitig genutzt werden.
Auch darüber hinaus klingt das Résumé äußerst positiv: „Insgesamt war und ist es eine sehr angenehme Zusammenarbeit. Wir können FRANKENRASTER klar empfehlen. Herrn Meinerts Team tritt stets professionell auf, hat sehr viel Erfahrung im Bereich der Digitalisierung und leistet vom Erstkontakt bis zur Umsetzung des Projekts eine sehr gute Kundenbetreuung. Wir würden uns wieder für FRANKENRASTER entscheiden.“
Über die Geiger Unternehmensgruppe
Mit über 50 Standorten, davon einige auch im europäischen Ausland, erwirtschaftet die Geiger Unternehmensgruppe jährlich einen Umsatz von rund 600 Millionen Euro. Sie bietet Kunden während der gesamten Prozesslaufbahn eines Bauprojekts umfassende Lösungen an, von der Belieferung mit Rohstoffen über das Ausführen des Vorhabens bis hin zur umweltgerechten Entsorgung und Recycling von diversen Materialien.
