„Der Umfang war mit rund 8.000 Blatt zu groß, um dies mit den eigenen Ressourcen zu bewältigen. Auf Empfehlung haben wir uns für die FRANKENRASTER GmbH in Buchdorf entschieden.“
Als global agierendes, mittelständisches Zulieferunternehmen der Automobilindustrie entwickelt und fertigt VOSS Automotive Systemlösungen für die internationale Nutzfahrzeug- und Pkw-Industrie sowie den Offroad-Fahrzeug- und Motorenbau. Bei der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern fallen zahlreiche Vertragsunterlagen an, auf die ein schneller und unkomplizierter Zugriff im Rahmen eines reibungslosen Managements jederzeit gewährleistet sein muss.
„Zur Optimierung unserer Arbeitsprozesse haben wir uns entschieden, in unserem Unternehmen ein Vertragsmanagement-System einzuführen. Wir haben einen Dienstleister gesucht, der alle Vertragsunterlagen für uns scannt und für die Migration in das System optimal vorbereitet.“, sagt Wiltrud Dick-Neunzig von VOSS Automotive.
Zunächst wurden die Vertragsunterlagen sorgfältig für den Scan-Prozess vorbereitet: alle Blätter wurden vereinzelt und Büroklammern entfernt. Dieser Schritt ist die Voraussetzung für eine zügige Auftragsverarbeitung. Anschließend wurden alle Unterlagen gescannt. Zur Vorbereitung der Migration in das Vertragsmanagement-System von d.velop wurden die erzeugten Daten durch unser Erfassungsteam nachbearbeitet. Dafür wurden nach Vorgabe von d.velop Importdateien erstellt. Die digitalen Vertragsunterlagen wurden VOSS Automotive abschließend über einen sicheren Download-Link übermittelt. Die Originalunterlagen, die gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen unterliegen, wurden dokumentengerecht und sicher bei der FRANKENRASTER GmbH eingelagert. Unsere massiv gebauten Lagerhallen entsprechen modernsten Anforderungen: Ständige Kontrolle von Temperatur und Luftfeuchtigkeit, moderne Brandmeldeanlage, Videoüberwachung, Zutrittskontrolle garantieren eine optimale Aktenlagerung. Sowohl die Lagerung als auch die Digitalisierung und Bereitstellung der Daten unterliegen bei der FRANKENRASTER den strengen Richtlinien der DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Management-System). Als eines von nur wenigen Unternehmen sind alle Prozesse der FRANKENRASTER zertifiziert und werden regelmäßig TÜV-geprüft.
„Wir sind mit der Projektdurchführung sehr zufrieden. Nach dem Import in unser neues Vertragsmanament-System können wir nun optimal mit den Vertragsunterlagen arbeiten“, sagt Wiltrud Dick-Neunzig. „Wir würden uns wieder für die FRANKENRASTER entscheiden.“
Über VOSS Automotive GmbH
VOSS Automotive ist ein Unternehmen der VOSS Gruppe mit Sitz in Wipperfürth. Als Partner der Automobilindustrie entwickelt und fertigt das Unternehmen Systemlösungen für die internationale Nutzfahrzeug- und Pkw-Industrie sowie für den Offroad-Fahrzeug- und Motorenbau. VOSS Automotive ist ein global agierendes, mittelständisches Zulieferunternehmen mit 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
