Für die meisten Menschen ist das Erstellen der jährlichen Steuererklärung eine unliebsame Aufgabe. Umso praktischer ist es, jemanden zu haben, der einem diese Arbeit abnimmt. Genau das ist die Aufgabe der Lohnsteuerhilfevereine. Sie erstellen die Einkommensteuererklärung für ihre Mitglieder, sind Ansprechpartner bei Fragen hierzu und übernehmen die Kommunikation mit dem Finanzamt. Dafür zahlen die Mitglieder einen jährlichen, sozial gestaffelten Mitgliedsbeitrag. Mit rund 3.000 Beratungsstellen bundesweit ist der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH), der größte Lohnsteuerhilfeverein Deutschlands. Die Hauptverwaltung liegt in Neustadt an der Weinstraße, südwestlich von Mannheim und beschäftigt dort rund 120 Mitarbeitende.
Dort werden die Vertragsunterlagen und der daraus resultierende Schriftverkehr jeder einzelnen Beratungsstelle verwaltet. Bei einer so großen Zahl an Beratungsstellen ist dies jedoch keine Aufgabe, die leicht und vor allem schnell von der Hand geht. Abhilfe sollte ein Dokumentenmanagementsystem schaffen, mit dem sämtliche Unterlagen digital eingesehen und bearbeitet werden können. Die VLH entschied sich für das gleichnamige Programm des Dienstleisters ELO. Damit dieses auch befüllt werden kann, stand im nächsten Schritt eine Digitalisierung aller dafür notwendigen Akten bevor.
Insgesamt knapp 380.000 Dokumente hatte die VLH dazu ausgesucht. Bisher lagerten die Akten, die etwa 2.500 Beratungsstellen und 120 Regionalbevollmächtigten zugeordnet werden konnten, zentral im Archiv der Hauptverwaltung. Entsprechend konnte FRANKENRASTER die Abholung in nur einer Charge durchführen – besonderes Augenmerk lag dabei selbstverständlich auf dem Datenschutz.
Praktische On-Demand-Lösung für Zugriffe während der Verarbeitung
Bereits in den Vorgesprächen machte die VLH deutlich, wie wichtig hohe Sicherheitsvorkehrungen und eine lückenlos datenschutzkonforme Verarbeitung sind. Durch den Service der FRANKENRASTER konnten alle Bedenken dazu ausgeräumt werden. Vor allem der Transport der Unterlagen in verplombten Datenschutzcontainern und die durchgängige Überwachung des gesamten Digitalisierungsvorgangs konnte die Projektverantwortlichen der VLH überzeugen.
„Die Zusammenarbeit verlief zuverlässig und termingetreu“, erinnert sich Angela Lüttmann, Leiterin des Verwaltungsbereichs bei der VLH. „Die Projektleitung war stets gut erreichbar und das Ergebnis der Digitalisierung war qualitativ durchweg positiv.“
Während sich alle Akten bei FRANKENRASTER zur Bearbeitung befanden, konnte die VLH auf eine On-Demand Lösung zurückgreifen, um Einsicht in die vergebenen Akten zu erhalten. Dazu war lediglich ein kurzer Anruf nötig: „Die Mitarbeitenden der Firma FRANKENRASTER traten bei Anliegen unsererseits stets sehr freundlich und hilfsbereit auf“, bestätigt Frau Lüttmann. Innerhalb weniger Stunden nach Anfrage stellte das Produktionsteam die gewünschten Unterlagen digital zur Verfügung, damit der Verein ohne Einschränkungen mit den Daten arbeiten konnte. Als Ergebnis der Digitalisierung erhielt die Verwaltung voll durchsuchbare PDF/A 1a Dateien, die nach Vorgaben der VLH klassifiziert wurden.
Zu ihrer Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER findet Angela Lüttmann ausschließlich lobende Worte: „Die sehr gute, äußerst angenehme und vor allem zuverlässige Betreuung zog sich vom ersten Telefonkontakt über die Erstellung der Leistungsbeschreibung und des Angebotes seitens des Vertriebs, der anschließenden Firmenbesichtigung mit der Durchführung der Testscans bis zur eigentlichen Projektabwicklung durch. Es wurde sehr individuell auf unsere Bedürfnisse eingegangen, begleitet von Tipps und Hinweisen, die uns dieses Projekt erleichtert haben.“
Auch von der raschen Umsetzung des Projekts zeigt sie sich begeistert: „Eine Digitalisierung durch eigene Mitarbeitende innerhalb von nur 10 Tagen wäre nicht zu schaffen gewesen.“
Über den Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH)
Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) ist mit mehr als einer Million Mitglieder und rund 3.000 Beratungsstellen bundesweit Deutschlands größter Lohnsteuerhilfeverein. Gegründet im Jahr 1972, stellt die VLH außerdem die meisten nach DIN 77700 zertifizierten Berater.
Die VLH erstellt für ihre Mitglieder die Einkommensteuererklärung, beantragt Freibeträge, ermittelt und beantragt Förderungen und Zulagen, prüft den Steuerbescheid und einiges mehr im Rahmen der gesetzlichen Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG.
