Bisher lagen die Kunden-, Verwaltungs- und Hausanschlussakten des Stadtwerks Tauberfranken nur in Papierform vor. Hatte ein Kunde eine Frage, musste die entsprechende Akte erst händisch aus dem Archiv herausgesucht werden, bevor eine Auskunft erteilt werden konnte. Durch die Digitalisierung bei FRANKENRASTER sind die Wege beim regionalen Energieversorger aus Bad Mergentheim kürzer geworden.
Um die Akten von der Papierform in eine platzsparende digitale Version überführen zu können, wurden die Dokumente von FRANKENRASTER in Bad Mergentheim abgeholt und in gesicherten Transportbehältern in die Firmenzentrale ins bayerische Buchdorf gebracht. Dort wurden die Ordner und Hängemappen für die Digitalisierung aufbereitet, also von eventuellen Klammern, Notizzetteln und Gummiringen befreit.
Nach der Digitalisierung der rund 56.000 Akten wurden die Dokumente indiziert, so dass die Suche nach Kunden- oder Vertragsnummer im elektronischen System des Stadtwerks Tauberfranken genügt, damit der zuständige Sachbearbeiter sich die gewünschten Informationen mit wenigen Klicks anzeigenlassen kann. Die Daten wurden verschlüsselt übertragen und die Akten wieder gesichert zurückgeliefert. Dass FRANKENRASTER hier über mehr als 20 Jahre Know-how verfügt und der Aufwand der Digitalisierung mit eigenen Mitarbeitern sehr hoch gewesen wäre, waren mit ein Entscheidungsgrund für einen Dienstleister. Den Ausschlag gegeben haben aber der „professionelle Auftritt und das Preis-Leistungsverhältnis“, sagt Boris Limbrunner, Teamleiter IT.
Von der Digitalisierung profitieren die Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen. Wer jetzt eine telefonische Auskunft braucht, hat keine Wartezeiten mehr. Aber auch die Mitarbeiter des Stadtwerks Tauberfranken müssen nicht mehr zwangsweise im Büro sein, um auf dringend benötigte Unterlagen zugreifen zu können. „Der Zugriff ist jetzt auch auf entfernten Arbeitsplätzen möglich“, erklärt Boris Limbrunner.
Auch wenn bei dem Energieversorger gerade kein weiteres Projekt ansteht, so kann man FRANKENRASTER dort durchaus empfehlen.
„Die Zusammenarbeit war professionell und angenehm“, so Boris Limbrunner.
