Zu einem Hausbau gehören nicht nur Dachziegeln oder Dämmstoffe sondern auch eine Menge an Plänen, Anträgen und Korrespondenz. Wird ein neues Haus in Konstanz errichtet, so entstehen immer auch Akten mit umfangreichen Zahlen und Informationen zur Gebäudestatik, die beim Baurechts- und Denkmalamt der Stadt Konstanz eingelagert werden. Je nach Art und Umfang der Gebäudestruktur kann eine Gebäudestatikakte viele Aktenordner füllen. Hier hat Konstanz nun eine Lösung, die nicht nur den Zugriff verbessert, sondern auch wertvollen Platz schafft. Ihr Partner bei diesem Projekt: Die FRANKENRASTER GmbH.
„Ursprünglich war im Gespräch, die Akten vollständig digitalisieren zu lassen und anschließend wieder hier einzulagern, da dieser Aktentyp nach landesrechtlicher Vorgabe noch nicht vernichtet werden darf. Durch die gute Beratung von FRANKENRASTER haben wir eine bessere Lösung gefunden“, erzählt Bastian Geske, Projektleiter Dokumentenmanagement vom Team Organisationsentwicklung der Stadt Konstanz.
Nachdem auf die Statikakten nur selten zugegriffen wird, bot es sich an, die mehr als 6.150 Akten im Hochsicherheitsarchiv von FRANKENRASTER im bayerischen Buchdorf einzulagern und einzelne Akten erst dann zu digitalisieren, wenn sie auch wirklich benötigt werden. On-Demand-Service heißt dieses Angebot, das der Digitalisierungsdienstleister seit vielen Jahren anbietet. Dabei werden die Dokumente nicht nur unter optimalen klimatischen Bedingungen aufbewahrt, sondern sind auch so katalogisiert, dass jederzeit klar ist, wo sich ein bestimmter Ordner befindet.
Mitarbeiter der Firma FRANKENRASTER übernahmen auch die Logistik der Ordner, die in verplombten Metallcontainern nach Buchdorf geliefert wurden, nachdem Mitarbeiter des Baurechts- und Denkmalamtes die Akten aus dem Kellerarchiv geholt und verpackt hatten. Dank GPS-Verfolgung konnte der Dokumentenbestand auch unterwegs nachvollzogen werden. Gleichzeitig konnten in Konstanz so gleich zwei dringend benötigte Archivräume freigeräumt werden.
Für die Mitarbeiter des Baurechts- und Denkmalamtes ist das neue System eine Erleichterung. Den Weg, die drei Etagen hinunter in den Keller können sie sich jetzt ebenso sparen wie das Heraussuchen oder Kopieren von Akten. Wird ein Ordner benötigt, geht ein Logistikmitarbeiter der FRANKENRASTER ins Hochsicherheitsarchiv und sucht alles Nötige heraus. Die Dokumente werden digitalisiert und den Mitarbeitern bei der Stadt Konstanz online zur Verfügung gestellt. Die müssen das OCR-lesbare PDF/A Dokument nur noch in ihr System einpflegen und können sofort damit arbeiten.
Viele Ämter der Stadt Konstanz nutzen bereits eine einheitliche Software für die Dokumentenverwaltung: enaio® vom deutschen Softwarehersteller OPTIMAL SYSTEMS. Langfristig soll auch das Baurechts- und Denkmalamt diese Lösung einsetzen. Alle Dokumente, die FRANKENRASTER bereitstellt, können dann auch ohne manuellen Zwischenschritt importiert werden. Die Entscheidung für enaio® fiel bereits 2008 aufgrund der hohen Integrationsfähigkeit des Systems. enaio® bietet Schnittstellen zu mehr als 100 Fachverfahren, wie zum Beispiel im Sozial- und Jugendamt mit der Anbindung an PROSOZ. Der Erfolg spricht für sich: Über 80 Prozent der Kommunalverwaltungen in ganz Baden-Württemberg nutzen enaio®.
Kurze Verwaltungswege und besserer Bürgerservice sind genug Gründe für eine Digitalisierung der Verwaltung. Zudem bewahrt die Anwendung einer etablierten und ausgereiften Software die Ämter vor organisatorischen Unsicherheiten: „Manchmal befürchten Behördenmitarbeiter, dass eine neue Softwarelösung die Abläufe verkompliziert“, heißt es bei OPTIMAL SYSTEMS in Konstanz. „In der Regel läuft das Procedere schneller als erwartet. Wir kennen die Bedürfnisse unserer Anwender seit Jahren und wissen, worauf es bei einer Umstellung ankommt.“
Auf FRANKENRASTER als Dienstleister wurde man in Konstanz übrigens durch die Empfehlung von OPTIMAL SYSTEMS und der KIVBF aufmerksam, einem der kommunalen Rechenzentren in Baden-Württemberg. „Bisher sind wir sehr zufrieden und haben FRANKENRASTER auch schon weiterempfohlen. Folgeprojekte sind bereits in Planung oder schon in Arbeit“, ist das Fazit von Bastian Geske über die bisherige Zusammenarbeit.
Über die Stadt Konstanz
Konstanz – die Stadt zum See. Kurze Wege, verbunden mit dem Charakter einer pulsierenden Großstadt sowie die Kombination aus Kultur und Natur geben Konstanz eine besondere Anziehungskraft. Die „historische Stadt mit jungem Herz“ bietet den Menschen, die hier leben, ein vielfältiges und lebendiges Umfeld mit einer vorbildlichen Infrastruktur. Konstanz profiliert sich zunehmend als attraktiver Wirtschaftsstandort für neue Technologien. Vor allem für Firmen aus dem Bereich Biotechnologie, Kommunikationstechnik und Solarenergie sowie unternehmensnahe Dienstleistungen ist hier ein hochinteressantes Zentrum mit einer sich ergänzenden Firmenstruktur und guten Möglichkeiten zur Vernetzung entstanden. Die schöne Lage am Bodensee und die abwechslungsreiche Landschaft sind zudem ein Grund für die hohe Lebensqualität in der Stadt.
Über OPTIMAL SYSTEMS
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 26 Jahren Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Verwaltungsprozessen. Die von OPTIMAL SYSTEMS entwickelte Software enaio® unterstützt über 2.000 Unternehmen und Verwaltungen dabei, Informationen transparent zu verwalten und sicher zu archivieren sowie digitales Arbeiten und verwaltungsweites eGovernment zu ermöglichen. Neben der Softwareentwicklung bietet OPTIMAL SYSTEMS ein breites Spektrum an Dienstleistungen an. Dazu gehören neben Consulting und Support auch Trainings für Kunden und Partner.
Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe gliedert sich in mehrere Tochtergesellschaften und Geschäftsstellen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die teilweise eine bestimmte Branche oder Region im Fokus haben. Die Vertriebsgesellschaft Konstanz bietet Lösungen für Behörden, Industrie und Dienstleistungsunternehmen in Baden-Württemberg an. enaio® ist hier die führende Software für Archivierung, Dokumentenmanagement und die Prozessteuerung von Verwaltungsabläufen im behördlichen Bereich.
