Damit ein Unternehmen ideal arbeiten kann, brauchte es stets die besten Mitarbeiter, muss wirkungsvoll führen und verlustfrei verwalten. Eine digitale Personalverwaltung leistet hierfür einen wesentlichen Beitrag: Informationen können sekundenschnell per Suchfunktion gefunden und Akten ganz einfach per Klick aufgerufen werden – auch zeitgleich von mehreren Mitarbeitern. Zudem ist eine digitale Akte ortsunabhängig verfügbar und das Arbeiten vom Home-Office aus ohne Einschränkungen möglich.
Den schlauen Schritt zur digitalen Personalakte hat auch die Salamander Industrie-Produkte GmbH gemacht. Das mittelständische Familienunternehmen mit Stammsitz in Türkheim ließ vergangenen Dezember die Personalakten aller 600 Mitarbeiter scannen. Für dieses große Projekt wählte der führende europäische Qualitäts-Systemgeber für hochenergiesparende Fenster- und Türsysteme aus Kunststoff FRANKENRASTER als Partner. Entscheidendes Kriterium für diese Entscheidung: „Der Scandienstleister arbeitet auf höchstem technischem Niveau, aber die eingescannten Dateien werden von Menschen, nicht Maschinen benannt und den Mitarbeitern zugeordnet. Das war uns sehr wichtig,“ erzählt Head of Human Resources Johannes Böck.
Händisches Arbeiten bei Digitalisierungsprozessen
Bei Frankenraster ist das händische Prüfen und Zuordnen durch Mitarbeiter Standard. „Nur so sind wir in der Lage jeden Digitalisierungsprozess exakt an Kundenwünsche anzupassen. Bei der Salamander Industrie-Produkte GmbH beispielsweise waren sehr viele verschiedene Ablageordner für die eingescannten Dokumente festgelegt. Zudem waren einige Akten sehr alt und dementsprechend anders strukturiert. Unser Team hat hier händisch die unterschiedlichen Strukturen herausgefiltert und in ein einheitliches System gebracht. Das geht nicht nur schneller als mit Technik, sondern gibt unseren Kunden auch Sicherheit bei der Durchführung vielschichtiger Digitalisierungsvorhaben“, erklärt Leiterin der FRANKENRASTER Produktion Petra Steiner.
Schulung zur digitalen Personalakte
Für das Arbeiten mit den digitalen Dateien hatte man sich in Türkheim bereits ein Dokumentenmanagementsystem besorgt und installiert: die Personalmanagement Software HANSALOG. In einer Schulung zur digitalen Personalakte in Buchdorf besprach FRANKENRASTER hierzu mit dem HR-Team die Struktur ihrer Wunsch-Dokumentenliste. Anhand dieser wurden die digitalisierten Dokumente anschließend benannt und den einzelnen Ordnergruppen zugeordnet – für eine sortierte Ablage. In der Schulung legte man auch die Zuweisung der Dokumente zu den einzelnen Kategorien und Schlagworten fest. Das stellte sicher, dass sich die Personalakten nach dem Scan reibungslos ins digitale System einspeisen ließen und benötigte Unterlagen später schnell auffindbar waren.
Der Transfer der fertig digitalisierten Daten erfolgte passwortverschlüsselt via SFTP-Server, die Löschung der Daten bei FRANKENRASTER nach dem OK des Kunden einige Monate später. Eine frühere Löschung ist nicht unüblich. Dies gibt Kunden Zeit, sich mit der neuen digitalen Arbeitsweise vertraut zu machen – immer mit der Sicherheit, dass die digitalen Dateien in Kopie noch gesichert sind.
Do it youself – besser nicht beim Digitalisieren
Erst überlegte man bei der die Salamander Industrie-Produkte GmbH die Digitalisierung der 600 Personalakten selbst durchzuführen, aber die internen Kapazitäten hätten nicht gereicht. Jetzt wo die Salamander Industrie-Produkte GmbH durch FRANKENRASTER erfahren hat, was es bei einem professionellen Digitalisierungsprozess alles zu beachten gibt, ist das Unternehmen froh diese Aufgabe aus Zeitgründen an einen Scandienstleister abgegeben zu haben. Zumal dort nicht nur mit modernster Technik gearbeitet wird. Durch das Fachwissen und erfahrene Handling des hauseigenen Teams stimmen später zuverlässig Qualität, Struktur und Kompatibilität der Dateien – und das bei kürzestem Zeitaufwand.
Ein weiteres Scan-Projekt ist bei der Salamander Industrie-Produkte GmbH aktuell nicht geplant. Dennoch würde sich das weltweit tätige Unternehmen bei einem zweiten Digitalisierungsvorhaben wieder an den Buchdorfer Scandienstleister wenden.
„Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert. FRANKENRASTER war sehr engagiert“, beschreibt Head of Human Resources Johannes Böck den Projektablauf.
Digital arbeiten für den Fortschritt und die Mitarbeiter
Die Mitarbeiter des Personalbüros können sich jetzt noch besser um alle 600 Mitarbeiter kümmern. „Die Digitalisierung hat unsere Verwaltung beweglicher gemacht“, sagt HR Specialist Magdalena Huber. „Das Erledigen von Schriftverkehr läuft fix und die Betreuung unserer Angestellten sowie Auszubildenden zu allen Fragen rund um die Personalverwaltung ist immer reibungslos sichergestellt,“ erzählt Frau Huber weiter. „Die Digitalisierung hat unser Arbeiten wesentlich zeiteffizienter gemacht. Und das freut uns sehr, denn auch bei der Salamander Industrie-Produkte GmbH setzt man auf Fortschritt und Menschen.“
