Papier gespart – Büro gewonnen
Das Digitalisierungsprojekt PHOENIX Pharmahandel
Die Regale reichen bis unter die Decke, Rücken an Rücken, Regalboden an Regalboden reihen sich hier die Akten. Das Umdrehen fällt schwer in den 60 cm schmalen Gängen – und doch müssen die Mitarbeiter regelmäßig hierher. Müssen? Zum Glück nicht mehr, denn seit der Digitalisierung von über 1000 Ordnern für die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG durch FRANKENRASTER ist das ehemals vollgestellte Archiv ein luftiges Büro.
Drucker, Faxgerät und Papierkosten? Eingespart!
„Bei uns hat die Digitalisierung große Auswirkungen im Alltag, wir können uns viel freier bewegen“, erzählt Dr. Silke Scholz von der PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG. Klingelt in ihrer Abteilung das Telefon, haben die Mitarbeiter dank der Digitalisierung durch FRANKENRASTER alle nötigen Unterlagen mit einem Klick zur Hand. Schnell nach nebenan hetzen und eine Akte holen oder gar einen Rückruf vereinbaren, weil ein Dokument gerade anderweitig in Verwendung ist – das alles gehört der Vergangenheit an. Genau wie das nie wirklich lieb gewonnene Ritual vor dem Wochenende: Lochen, Heften und Ablegen einer Wochenration Papier.
Apropos Wochenration: PHOENIX Pharmahandel ist Marktführer im pharmazeutischen Großhandel in Deutschland. Mit diesem Projekt und der damit einhergehenden Papierersparnis leistet das Mannheimer Unternehmen nicht nur einen Beitrag für die Gesundheit von Menschen, sondern auch für den Umweltschutz. Wo früher noch 200 Papierfaxe in zwei Tagen das Unternehmen verließen, geht in der Abteilung die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern inzwischen fast immer elektronische Wege. So reicht dem Unternehmen heute auch ein Drucker pro Stockwerk.
Externe Digitalisierung von Dokumenten als Glücksfall
Die Entscheidung, die Scandienstleistung außer Haus zu geben, war vor Projektbeginn nicht unumstritten, handelt es sich doch um sehr sensibles Material. Umso spannender war es für Dr. Silke Scholz, die auch Datenschutzbeauftragte ihres Unternehmens ist, zu sehen, wie die Mitarbeiter von FRANKENRASTER dieses Thema in der Praxis umsetzen. „Was ich gesehen habe, hat mich beeindruckt“, sagt sie. Die Transportcontainer wurden sofort nach Befüllung vom Logistikteam der FRANKENRASTER verschlossen und bis zur sicheren Ankunft in Buchdorf nicht mehr aus den Augen gelassen.
Ausgeräumt werden konnte auch die andere große Befürchtung, nämlich dass wichtige Akten bei Bedarf nicht gleich zur Hand sein könnten. Die Bedenken erwiesen sich letztlich nicht als gerechtfertigt. Hinzu kam: Anstatt ein oder zwei Tagen, lag die benötigte Akte in nur wenigen Stunden digital vor.
Nach acht Wochen waren die Unterlagen, die Haftnotizen ebenso enthielten wie dünnes Durchschlagpapier oder viele Meter Endlospapier, digitalisiert und nahtlos in das firmeneigene ECM-System eingefügt. „Es ist wunderbar, FRANKENRASTER hat uns von dem ganzen Papier befreit. Die Vorteile, die uns vor Projektbeginn vollmundig versprochen wurden, wurden auch wirklich eingelöst“, so Dr. Silke Scholz.
Über PHOENIX Pharmahandel
Die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG wurde 1994 gegründet und ist seither Marktführer im pharmazeutischen Großhandel in Deutschland. Sie ist Teil der PHOENIX group, einem der führenden Gesundheitsdienstleister in Europa. Das Unternehmen bietet heute mit 25 Ländern eine europaweit einzigartige Flächenabdeckung und leistet mit rund 29.000 Mitarbeitern einen wichtigen Beitrag für eine umfassende Gesundheitsversorgung.
Die PHOENIX group versteht sich als Bindeglied zwischen Hersteller und Patient. Von ihrem Dienstleistungsangebot können Pharmahersteller, Apotheken, Ärzte, Krankenhäuser, Krankenversicherungen und Patienten europaweit gleichermaßen profitieren. Im Pharmagroßhandel ist die PHOENIX group mit 153 Distributionszentren in 25 Ländern aktiv. Der Bereich Pharma Services erbringt Dienstleistungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette für die pharmazeutische Industrie. Die PHOENIX group betreibt bereits über 1.600 eigene Apotheken in 12 europäischen Ländern und verfügt damit über ein profundes Knowhow im Apothekenbereich. Die mehr als 12.000 Apothekenmitarbeiter haben pro Jahr 113 Millionen Kundenkontakte. Sie geben rund 250 Millionen Arzneimittelpackungen an Patienten ab und beraten sie bei Fragen zu Arzneimitteln und zur allgemeinen Gesundheit.
