Die OPTIMA Packaging Group GmbH mit Stammsitz in Schwäbisch Hall konzipiert und realisiert mit ihren Tochterunternehmen Einzelmaschinen bis hin zu komplexen Turnkey-Komplettanlagen für Pharma-, Consumer-, Nonwovens-und Life Science-Produkte. Ob Sonderlösungen oder modular aufgebaute Maschinen und Linien – alle Funktionen entsprechen den branchen- und kundenspezifischen Bedürfnissen. In vielen Bereichen gelten die Technologien von OPTIMA als weltweit führend: beispielsweise für das Befüllen und Verpacken von Kaffeekapseln, für sterile pharmazeutische Liquida in Verbindung mit deren Gefriertrocknung oder für das Verpacken von Papierhygieneprodukten. Mit weltweit über 2.400 Mitarbeitern hat OPTIMA über die Jahre ein exzellentes Stammpersonal aus hochkompetenten Fachkräften aufgebaut, welche die Anlagen konstruieren, montieren und beim Kunden in Betrieb nehmen sowie umfassenden Service leisten.
Am Stammsitz in Schwäbisch Hall laufen für die Mitarbeiter die Fäden in der Personalabteilung zusammen. Von dort aus werden die rund 1.900 Mitarbeiter der deutschen Niederlassungen und Tochtergesellschaften. Die Aufgaben der Personalverwaltung erledigten die Personaler bislang in einer Kombination aus Software und Papier.
Personaldokumente aller Art verwahrte das Team in großen Schränken mit Hängeregistern. Die Folge war ein umfangreiches Handling: Sobald sich Statusänderungen ergaben, etwa eine Neueinstellung oder ein Positionswechsel, sich die Steuerklasse änderte oder eine Bescheinigung für die Sozialversicherung benötigt wurde, ging die Handarbeit los. Aktenordner suchen, Seiten ausdrucken, Blätter lochen, ein- und ausheften, auf Vollständigkeit prüfen, Ordner wieder einsortieren. E-Mails wurden zu Dokumentationszwecken ausgedruckt und separat abgeheftet. Manchmal ging die Personalakte sogar auf Reisen – im Koffer eines Personalreferenten auf dem Weg zum Mitarbeitergespräch. „Wir haben auch postalisch vieles hin- und hergeschickt oder einzelne Seiten per Fax versendet“, erinnert sich Luca Gebert, Entgeltabrechner für Optima Nonwovens.
DasProjekt
Um die Abläufe in der Personalabteilung zu vereinfachen und den zeitlichen Aufwand zu verringern, entschied man sich zur Einführung einer digitalen Personalakte und damit einhergehend zur Digitalisierung der Papierakten.
Im ersten Schritt zur Digitalisierung entschied sich OPTIMA für das Scannen der ca. 1.900 laufenden Personalakten. Im weiteren Verlauf des Projekts wurden dann auch die Akten der bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter digitalisiert. Die Altakten waren in verschiedensten Zuständen vorzufinden. Besonders alte oder abgegriffene Dokumente bedurften einem besonders schonenden Umgang.
Zudem wurde FRANKENRASTER ein exakter Verarbeitungszeitraum vorgegeben, da die digitalisierten Unterlagen zeitnah wieder zum Gebrauch bereitstehen mussten. Natürlich mussten auch die Datenschutzanforderungen beim Übermitteln der Daten an OPTIMA peinlichst genau eingehalten werden. In vier Chargen wurden insgesamt acht Rollcontainer, die 248.000 Blatt Personaldokumente beinhalteten, von FRANKENRASTER abgeholt, digitalisiert und übermittelt.
Die Kosten werden sich schnell durch die alltäglichen Vereinfachungen amortisieren“, ist sich Projektleiter Michael Schäfer sicher.
Die letzten Daten wurden dann Mitte Juni 2018 in die digitale Personalakte eingespielt.
Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis des Projekts und werden sicherlich noch weitere Digitalisierungen mit Frankenraster durchführen“, so Projektleiter Michael Schäfer.
Neben der Digitalisierung nimmt das Unternehmen auch die Lagerleistung in Anspruch. Nach der kostenlosen Einlagerung von drei Monaten verlängerte die OPTIMA die Archivierung ihrer Akten bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist.
Die Digitalisate erleichtern das Tagesgeschäft der Personalabteilung bei OPTIMA nun erheblich. Über das Dokumentenmanagementsystemlassen sich alle Unterlagen nun mit nur wenigen Klicks durchsuchen und bearbeiten. Das Lagern der Papierunterlagen ermöglicht dem Unternehmen außerdem neue Nutzungsmöglichkeiten für die Räume, die bisher für die Aufbewahrung der Personalakten vorgesehen waren. Somit gewinnt OPTIMA durch die Leistungen von FRANKENRASTER nicht nur Zeit, sondern auch Platz.
Über OPTIMA
Das 1922 gegründete und in dritter Generation familiengeführte Unternehmen beschäftigt an den deutschen und 14internationalen Standorten 2.400 Mitarbeiter. Neben Deutschland ist das Unternehmen in Italien, Frankreich, Großbritannien, USA, Brasilien, Mexiko, Japan, Südkorea, China, Indien und Malaysia mit eigenen Niederlassungen präsent. Über 85% Export unterstreichen die internationale Ausrichtung. Die OPTIMA Packaging Group generiert jährlich einen Umsatz von über 400 Millionen Euro und gilt weltweit als das Technologieführer für Verpackungsmaschinen und Abfüllanlagen.
