Die myPharmacy GmbH betreut deutschlandweit Apotheken in allen relevanten Funktionsbereichen wie Qualitätsmanagement, Marketing, Finanzen und Personal. Zur Schaffung einer effizienten und wirtschaftlichen Aktenstruktur im HR-Bereich, entschied man sich bei myPharmacy für die Einführung einer elektronischen Personalakte. Ein besonderes Augenmerk muss bei derart sensiblen Daten auf dem Datenschutzgedanken liegen. Deshalb entschied man sich bei dem Dienstleister aus Unterföhring bei München dafür, bei FRANKENRASTER digitalisieren zu lassen.
Ein einheitliches System für alle Akten
Bisher lagen die Personalakten in verschiedenen Formaten, unterschiedlichen Systematiken und an verschiedenen Standorten vor“, beschreibt die Geschäftsleitung und zuständige Projektleiterin bei myPharmacy, die Ausgangslage.
Gleichzeitig wurde die Digitalisierung zum Anlass genommen, ein einheitliches Format für die Personalakten zu finden und ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem zukünftig einzuführen. Daten oder doch lieber Papier – während sich manche Personalabteilungen mit dieser Entscheidung noch schwer tun, ist für die Geschäftsleitung die Lage klar:
Anders lässt sich das Thema gar nicht bewältigen. Es braucht ein System, um schnell und zielgerichtet auf Informationen zugreifen zu können.“
Schnell Informationen finden mit durchsuchbaren Dateien
Um die digitalen Personalakten besonders schnell und einfach durchsuchen zu können, entschied man sich bei myPharmacy für im Volltext durchsuchbare Dateien. Auch die Indizierung der Dokumente, beispielsweise nach Personalnummern oder Belegart, die FRANKENRASTER entsprechend der Kundenwünsche vornimmt, erleichtert die korrekte Zuordnung der einzelnen Dateien.
Eine Personalakte enthält viele sensible Informationen. Der Datenschutzbeauftragte von myPharmacy riet dem Dienstleiter deshalb zu FRANKENRASTER. Das Unternehmen ist nach der strengen internationalen Datenschutzrichtlinie ISO/IEC 27001 sowie nach DIN ISO 9001 zertifiziert.
Voller Zugriff – auch während der Digitalisierung
So wurden die Personalakten in verplombten Behältern nach Buchdorf transportiert. Durch das bei FRANKENRASTER verwendete System kann bei Bedarf auch während des gesamten Digitalisierungsprozesses auf benötigte Unterlagen zugegriffen werden. Die Lagerung während der Projektphase erfolgte im dokumentengerechten Hochsicherheitsarchiv.
Wir sind sehr zufrieden mit der guten Zusammenarbeit und der fachlichen Kompetenz von FRANKENRASTER“, so die Geschäftsleitung der myPharmacy GmbH. „Überzeugt haben uns die Ressourcen, die Expertise und nicht zuletzt, wie mit dem Thema Datenschutz und Sicherheit umgegangen wird.“
Über myPharmacy
Die myPharmacy GmbH mit Sitz in Unterföhring betreut seit 2006 erfolgreich Apotheken in ganz Deutschland ganzheitlich und partnerschaftlich in allen Funktionsbereichen. Unser Leistungsspektrum reicht von präzisen Controlling-Tools über nachhaltiges Qualitätsmanagement bis hin zu effizientem Marketing und individueller Personalentwicklung. Als Beratungsunternehmen begleiten wir die Apotheken bei der Erreichung der strategischen Ziele und beraten und unterstützen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
