Der Landkreis Lörrach hat in seiner Landkreisstrategie das Themenfeld „Digitalisierung“ als strategischen Schwerpunkt verankert. Verwaltungsprozesse sollen mit Hilfe von digitaler und vernetzter Informationstechnik einfacher, effizienter und serviceorientierter gestaltet werden. Eine Basiskomponente hierfür bildet der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), um langfristig die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen sowie das Führen elektronischer Akten zu ermöglichen. Doch um das Vorhaben in die Tat umzusetzen und das DMS mit Inhalten zu füllen, mussten die bestehenden Papierakten zunächst in Digitalisate umgewandelt werden.
Bei einer Anzahl von über 1.300 Personalakten war den Verantwortlichen für das Digitalisierungsprojekt im Landratsamt schnell klar, dass die Wahl auf einen externen Dienstleister fällt. Melanie Sander, Sachbearbeiterin im Fachbereich Personal und Organisation fasst zusammen: „Die Firma FRANKENRASTER konnte sowohl mit der dargestellten Vorgehensweise der Digitalisierung im Angebot als auch mit dem nachgewiesenen hohen Sicherheitsstandard und guten Referenzen punkten.“ Innerhalb von drei Monaten war das Projekt komplett abgeschlossen.
„Es waren jederzeit freundliche und engagierte Mitarbeitende per Mail oder telefonisch erreichbar.“, so Melanie Sander. Die am Projekt beteiligten Personen waren durchweg begeistert: „Kurzfristige Aktenanforderungen und termingerechte Durchführung stellten bei der FRANKENRASTER GmbH kein Problem dar.“
Zielgerichteter Projektablauf bei FRANKENRASTER
Die Personalakten wurden in diesem Fall je Blatt verscannt. Das bedeutet, dass für jedes Blatt Papier eine einzelne PDF angelegt wurde. Durch dieses Vorgehen haben Mitarbeitenden der Personalabteilung künftig vollsten Komfort bei der Durchsuchung ihrer Dokumente. Außerdem war es somit kein Problem, die Akten in einer vorher definierten Registerstruktur in die digitale Personalakte einzupflegen. Ein weiterer Service, mit dem die Firma FRANKENRASTER überzeugte: Alle Dokumente, die nach dem Scannen weiterhin im Original aufbewahrt werden mussten, wurden von den Produktionsmitarbeitern händisch aussortiert, beiseitegelegt und schließlich auf dem Postweg zurück nach Lörrach gebracht. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen, die beachtet werden müssen. So haben zum Beispiel Papiere, die zur Berechnung der Rente notwendig sind, eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 30 Jahren.
Abschließend meint Melanie Sander über das Digitalisierungs-Projekt mit FRANKENRASTER: „Wir hatten stets ein gutes Gefühl bei der Durchführung. Mit der Zusammenarbeit waren wir durch und durch zufrieden.“
Über den Landkreis Lörrach
Das Landratsamt Lörrach ist zuständig für rund 220.000 Einwohnern auf einer Fläche von 807 km² im Land innerhalb der Region Hochrhein-Bodensee. Der Landkreis liegt im äußersten Südwesten von Deutschland im sogenannten „Drei-Länder-Eck“ und grenzt mit dem Rhein im Süden an die Schweiz und im Westen an Frankreich. Er bietet seinen Bewohnern einen vielfältigen Lebens- und Wirtschaftsraum mit einer hohen Wirtschaftskraft, einer attraktiven Landschaft und einer abwechslungsreichen Kultur.
