Das Landratsamt fungiert als Verwaltungsorgan des Landkreises Biberach. Das Ordnungsamt, in dem sich unter anderem auch die Ausländerbehörde befindet, ist eine der vielen zugehörigen Dienststellen. Dort werden aktuell die Unterlagen von etwa 12.500 Menschen mit ausländischer Staatsangehörigkeit verwaltet.
Teils sind diese Dokumente sehr umfangreich, die Unterlagen einer Einzelperson erstrecken sich oft über mehrere Sammelmappen. Hinzukommt, dass die Beamten die Unterlagen während ihrer täglichen Arbeit immer wieder heranziehen müssen. Im Amt herrscht viel Kundenkontakt, für jedes Anliegen benötigt der zuständige Sachbearbeiter die passenden Dokumente. Im Laufe des Tages immer wieder die großen Aktenschränke durchgehen zu müssen, erzeugt nicht nur Unruhe während der Arbeit, sondern ist auch sehr zeitintensiv. Das Landratsamt entschied sich deswegen für eine deutlich effizientere Lösung: die elektronische Aktenführung.
Um letztendlich die Unterlagen digital vorliegen zu haben, mussten die Originaldokumente jedoch zuerst einmal eingescannt werden. Zeitlich wäre der Aufwand dafür jedoch so groß gewesen, dass die Behörde sich für einen externen Dienstleister entschied. „Mit eigenen Personalkapazitäten wäre das einfach nicht machbar gewesen“, bestätigt Hermann Scheel von der Ausländerbehörde Biberach. „Nach unserer Ausschreibung stellte sich das Angebot von FRANKENRASTER als das beste heraus, das auch unsere Sicherheitsanforderungen erfüllen konnte.“
In der Tat handelt es sich bei Ausländerakten mit besonders hoher Sensibilität. Oft waren Originaldokumente enthalten, die bereits vor dem Scanprozess erkannt, aussortiert und an das Landratsamt Biberach zurückgeliefert werden. Trotz des hohen Voraufwands konnten die Leistungen des FRANKENRASTER-Teams überzeugen.
Scheel berichtet: „Die Zusammenarbeit verlief reibungslos. Wir konnten das Projekt sogar schneller abschließen, als vertraglich vereinbart.“
Nach dem Scannen lagerten die Akten noch sechs Monate im Hochsicherheitsarchiv. Während dieser Zeit konnten die Mitarbeiter des Ordnungsamtes die Digitalisate noch einmal intensiv prüfen, bevor die Papierunterlagen zur Vernichtung freigegeben wurden.
Das Landratsamt freut sich über die neue Arbeitsweise mit DMS-System und digitalen Unterlagen. „Wir würden uns wieder dafür entscheiden“, so Scheel.
Über das Landratsamt Biberach
Die Stadt Biberach an der Riß, gelegen etwa 40Autominuten von der bayrischen Grenze entfernt in Baden-Württemberg, zählt etwa33.000 Einwohner. Sie ist außerdem Kreisstadt des gleichnamigen Landkreises Biberach, der sich über mehr als 1.400 km² erstreckt und über 200.000 Menschen, verteilt auf 45 Städte und Gemeinden beheimatet.
Das Landratsamt fungiert als Verwaltungsorgan des Landkreises Biberach und gliedert sich in vier Dezernate, die insgesamt 26Ämter einschließen. Im Dezernat für Verwaltung, Kommunales und Kultur liegt neben diversen anderen Ämtern das Ordnungsamt. Unter anderem ist es Ansprechpartner für die ausländischen Mitbürger des Landkreises zuständig und berät diese bei Fragen zum Aufenthaltsrecht und ähnlichen Anliegen.
