High-Tech und Automatisierung nun auch in den Personalakten
Grenzebach ist ein wahrer Profi in der Automatisierung industrieller Prozesse. Mit seinen Lösungen verhilft das Unternehmen Kunden weltweit zu einer deutlich effizienteren Produktion. Digitalisierung steht für den mittelständischen Maschinenbauer nicht nur im Rahmen der Kunden-Projekte, sondern auch intern im Fokus. Das gemeinsame Projekt zur digitalen Personalakte war für das Unternehmen ein wichtiger nächster Schritt.
Bisher wurden die Personalakten an den deutschen Standorten individuell verwaltet, daher gab es zwischen dem Hauptsitz in Hamlar und den weiteren Standorten Unterschiede in der Aktenführung. Im Zuge der Digitalisierung sollten die Personalakten vereinheitlicht werden, um der Personalabteilung die Einsicht und Bearbeitung deutlich zu erleichtern. Grenzebach hatte bereits Vorstellungen, wie die spätere digitale Akte aussehen sollte, weshalb das Unternehmen eine Klassifizierungsliste an FRANKENRASTER übergab. Auf dieser Liste waren alle ca. 60 Dokumentenklassen aufgeführt, nach denen die digitale Personalakte angelegt werden sollte.
Um alle Unterlagen unter kleinstmöglichem Aufwand zur Verarbeitung nach Buchdorf zu bringen, entschied sich Grenzebach, die Akten der Tochtergesellschaften zentral an den Hauptsitz nach Hamlar liefern zu lassen. So war es lediglich notwendig, FRANKENRASTER mit zwei Abholfahrten nach Hamlar und Bad Hersfeld zu beauftragen.
Besonders hohe Priorität lag für Grenzebach beim Datenschutz. In einer internen Schulung erklärten die Projektleiter nochmals sehr detailreich die Arbeitsabläufe der FRANKENRASTER und stellten das interne Sicherheitskonzept für Datenverarbeitungsprojekte vor. Mit der anschließenden Führung durch die einzelnen Abteilungen konnten sich die Auftraggeber noch einmal von der Arbeitsweise und den Sicherheitsvorkehrungen der FRANKENRASTER überzeugen.
„Unsere Fragen zum Datenschutz wurden ausführlich beantwortet, wir fühlten uns von FRANKENRASTER gut beraten“, lautete das Fazit von Michael Wolf, Leiter der Abteilung für Abrechnungen bei Grenzebach.
Da das Maschinenbauunternehmen in unmittelbarer Nähe des FRANKENRASTER-Hauptsitzes liegt, wurde auch das Personal, welches die Unterlagen später verarbeiten sollte, genau selektiert.
„Viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen aus Asbach-Bäumenheim und Umgebung. Um vollsten Datenschutz für das Projekt zu garantieren, haben wir nur Arbeitskräfte eingesetzt, die keinerlei persönlichen Bezug zum Firmensitz oder den Angestellten von Grenzebach haben“, erklärt Florian Bergdolt, Vertriebsmitarbeiter der FRANKENRASTER.
Zum Projekt
Nachdem die Dokumente zur Weiterverarbeitung vorbereitet und gescannt waren, ging es an die Anreicherung der Digitalisate. Die Mitarbeiter der FRANKENRASTER ordneten alle Dateien manuell den Kategorien zu, die von Grenzebach zuvor vorgegeben worden waren. Eine weitere Herausforderung dabei war, dass auch die Personalnummer erfasst werden musste, diese jedoch nicht bei jedem Ursprungsdokument vermerkt war. Grenzebach stellte hierzu eine führende Personalstammdatenbank bereit, mit der die erfassten Daten abgeglichen und verknüpft wurden.
„Das Projekt selbst zu übernehmen hätte uns einen zusätzlich sehr hohen Aufwand an Personal gekostet“, erinnert sich Andreas Stuber von Grenzebach.
„Erstens hätte diesem das notwendige Know-How gefehlt, zweitens hätte es jede Menge Verwaltungsaufwand und damit noch mehr Papier bedeutet.“ Genau dieses möchte man durch Digitalisierung schließlich vermeiden. Ein weiterer Grund, weshalb die Wahl auf FRANKENRASTER fiel: „FRANKENRASTER ist nur wenige Kilometer von unserem Hauptstandort entfernt ansässig, entsprechend unkompliziert war die Projektplanung. Mit einem starken, regionalen Partnerhatten wir die Möglichkeit, unser Digitalisierungsprojekt so nachhaltig wie möglich umzusetzen.“
So konnten die sensiblen, personenbezogenen Daten professionell vom analogen ins digitale Zeitalter überführt werden. Die Mitarbeiter von Grenzebach sind begeistert von der komfortablen Nutzung und finden neben dem gängigen Dokumentenmanagementsystem auch in SAP Verwendung für die digitale Akte.
„Die Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER war zielorientiert und sehr angenehm“, lobt Andreas Stuber aus dem Einkauf. „Unter anderem haben uns auch die großartigen Referenzen im Personalbereich, die FRANKENRASTER vorweisen konnte, überzeugt. Aktuell ist zwar kein weiteres Projekt geplant, aber wir würden uns auf jeden Fall wieder für FRANKENRASTER entscheiden.“
Michael Wolf ergänzt: „Zusammen mit FRANKENRASTER haben wir einen Weg gefunden, die Vorteile der digitalen Akte nutzen zu können, ohne auf unsere hohen Sicherheitsstandards zum Datenschutz verzichten zu müssen.“
Über die Grenzebach Maschinenbau GmbH
Mit Hauptsitz in Asbach-Bäumenheim / Hamlar ist das Unternehmen Spezialist im Maschinen- und Anlagenbau mit 1500Mitarbeitern und Fertigungsstandorten in USA, Deutschland, Rumänien und China. Es ist weltweit führend bei der Automation industrieller Prozesse. Grenzebach entwickelt für die globalen Märkte der Glas- und Baustoffindustrie sowie der Intralogistik maßgeschneiderte Automatisierungslösungen von der Planung bis zur Fertigung und Inbetriebnahme. Die langjährige Erfahrung sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Produkte und Services machen Grenzebach zu einem weltweit gefragten Partner. 3.000 installierte Anlagen in 55 Ländern sprechen für Qualität und Zuverlässigkeit. Mit einer Exportquote von über 90Prozent zählt die mittelständische Unternehmens-Gruppe zu den Global Playern.
