Die Gemeinde Denklingen im oberbayerischen Landkreis Landsberg am Lech zählt rund 2800 Bürger. Um auch in Zukunft mit der Zeit zu gehen und sämtliche Serviceangebote für ihre Bewohner zur Verfügung stellen zu können, hat sich die Kommune für die digitale Transformation entschieden. Im Mitteilungsblatt wird die Digitalisierung unter anderem mit den Worten „Mit der Maus ins Rathaus“ beworben. Aufgezählt sind vielerlei Möglichkeiten, die sich den Besuchern auf der Internetseite der Gemeinde auftun: Wasserzählerstand eingeben, Briefwahl beantragen, Pass-Bearbeitungsstatus abfragen, Führungszeugnis anfordern, Umzug melden und vieles mehr.
Die Gemeinde sagt den analogen Aktenstapeln in vollem Maße den Kampf an: 900 Ordner sollten von der Firma FRANKENRASTER gescannt und digital zur Verfügung gestellt werden. Der komplette Aktenbestand sollte in das digitale Zeitalter übergehen und somit auch für die Mitarbeiter der Gemeinde neue Möglichkeiten offenbaren. Hierfür wurden die Dokumente 100 Kilometer von A nachB transportiert: Vom oberbayerischen Denklingen ins bayerische Buchdorf, in die Zentrale des Scandienstleisters. Besondere Herausforderung vor Ort war die Überwindung von zwei Stockwerken, weil die Akten im Dachgeschoss gelagert waren. In Buchdorf angekommen wurden die Ordner zum Scannen vorbereitet. Auf dem Plan stand das Entnehmen der Dokumente, das Entklammern und Entheften der Papiere, das Einlegen von Trennblättern und nicht zuletzt das Glätten der Unterlagen. Als alle Vorbereitungen abgeschlossen waren, wurden die Ordner mit jeweils durchschnittlich 400 Blatt farbig mit 300 dpi gescannt und liefen durch die automatische Texterkennungssoftware OCR.
Zuletzt wurden die knapp 2,5 Tonnen Akten datenschutzgerecht vernichtet. Gemäß DIN 663399-1 wurde so jedes einzelne Blatt Papier in mindestens 420 Teile zerkleinert. Daraus ergibt sich gesetzeskonform eine maximale Partikelbreite von 6 Millimetern. „Die Erfahrung der FRANKENRASTER GmbH im Umgang mit sensiblen Daten hat uns überzeugt.“, meint Johann Hartmann, Geschäftsleiter der Gemeindeverwaltung. Künftig sparen sich also nicht nur die Mitarbeiter der Gemeinde wertvolle Zeit, weil sie nicht mehr in den Tiefen der Aktenschränke nach dem passenden Dokument suchen müssen, sondern auch die Bürger Denklingens, wenn sie den Gang zur Behörde bequem und ortsunabhängig am Computer erledigen können.
Über die Gemeinde Denklingen
Die 2800 Bürger starke oberbayerische Gemeinde liegt im Landkreis Landsberg am Lech, circa 80 Kilometer südwestlich von München. Ländliche, traditionelle Dorfkultur zeichnet die drei Gemeindedörfer Denklingen, Epfach und Dienhausen aus. Eine Vielzahl an Vereinen prägen das gemeinsame Dorfleben, die Ortschaften sind umsäumt von freien Feldern und ruhigen Landschaften. Aber auch als Industriestandort nimmt die Kommune eine Vorreiter-Position ein und verzeichnet die letzten Jahre eine starke wirtschaftliche Entwicklung.
