Tausende Verträge, die teils bis zu 110 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, vor dieser Herausforderung steht die Evangelische Stiftung Pflege Schönau (ESPS). Doch damit nicht genug. Nachfolgende Generationen sollen die Dokumente nicht nur leicht finden, sondern sie auch in einem einwandfreien Zustand überliefert bekommen.
Nachhaltigkeit und zukunftsorientiertes Handeln sind schon immer zentrale Themen bei der Evangelischen Stiftung Pflege Schönau. Schon bei ihrer Gründung im Jahre 1560 machte ihr der kurpfälzische Kurfürst Friedrich III. die nachhaltige und langfristig orientierte Bewahrung ihrer Besitztümer zur Aufgabe.
Deshalb hat hier die digitale Zukunft des Büros auch schon längst Einzug gehalten. Als Partner für Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten baut die Stiftung dabei auf FRANKENRASTER.
Die Evangelische Stiftung Pflege Schönau ist eine selbständige kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts. „Unser Stiftungszweck besteht im Wesentlichen darin, kirchliches Bauen und Beiträge für die Pfarrbesoldung zu finanzieren. Die Mittel dafür resultieren aus dem umfangreichen Grundbesitz, über den die Stiftung verfügt, also aus Miet- und Pachteinnahmen sowie aus den Erlösen aus dem unternehmerisch geführten Forstbetrieb.“, erklärt Alexander Wittmann, Projektleiter „Einführung eines Dokumentenmanagementsystems“ bei der ESPS.
„Speicherplatz ist leicht erweiterbar, Räumlichkeiten nur schwer“
„Speicherplatz ist leicht erweiterbar, Räumlichkeiten nur schwer“, bringt Alexander Wittmann ein Thema auf den Punkt, das viele Kunden von FRANKENRASTER umtreibt. Nicht nur deswegen entschloss man sich bei der Stiftung für die Einführung eines DMS und die Einlagerung der vielen tausend Verträge zu Miet- und Eigentumsverhältnissen oder Pachtverträgen ins dokumentengerechte Hochsicherheitslager bei FRANKENRASTER.
Damit ist unser Platzproblem ein für alle Mal gelöst“, freut sich Alexander Wittmann.
Neben der Digitalisierung der laufenden Akten und der Einlagerung von Altakten übernimmt der Dienstleister für Scannen, Lagern und Archivieren aus Buchdorf auch die Einsortierung laufender Post zu den jeweiligen Vorgängen.
Konstruktive, verlässliche Zusammenarbeit
Mehr Platzersparnis und Mobilität für die Mitarbeiter, das sind Vorteile, die überzeugen. Deswegen plant Alexander Wittmann auch, das Thema Digitalisierung weiter voranzutreiben und mit Posteingang und Mietakten sukzessive alles zu digitalisieren, was der Gesetzgeber zulässt.
Wenn man ihn fragt, was ihn dabei an der Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER überzeugt, muss Alexander Wittmann nicht lange überlegen.
Das Lager von FRANKENRASTER ist vorbildlich, die Gespräche konstruktiv. Unterm Strich ist es ein verlässliche, konstruktive Zusammenarbeit, die passt.“
