Blickdicht und reißfest in schwarzer Folie verpackt landen alle zwei Jahre zwischen 250 und 400 laufende Meter Akten vor den Toren der FRANKENRASTER GmbH. Die feinsäuberlich und sorgfältig durchgeführte Verpackung der Kartons lässt es schon vermuten: Das DGD-Krankenhaus Sachsenhausen arbeitet mit äußerst sensiblen Daten. Die Patientenakten werden insgesamt zwei Jahre lang inhouse im Hospital in Frankfurt am Main gelagert. Jeder weitere Monat würde die Lagerkapazitäten des Klinikums sprengen. Deshalb setzt die Geschäftsleitung um Krankenhausdirektor Dr. Uwe Kage auf einen externen Dienstleister.
„Wir haben schlichtweg nicht genügend Inhouse-Kapazität, um die Patientenakten länger als zwei Jahre bei uns zu behalten.“, sagt Carsten Fischer, Leitung des Einkaufs.
Bei über 200 Betten und einer stationären wie auch ambulanten Pflegeversorgung fallen täglich unvorstellbare Mengen an Dokumentationen an: Untersuchungsergebnisse, Therapiemaßnahmen, Diagnosen, Befunde und Arztbriefe. FRANKENRASTER begleitet die Sachsenhausener Klinik bereits seit zehn Jahren.
„Der Scandienstleister ist schon lange treuer Geschäftspartner. Die Abwicklung der Projekte läuft problemlos ab.“, meint Carsten Fischer über die Zusammenarbeit.
Innerhalb des Zwei-Jahres-Rhythmus fallen beim DGD-Krankenhaus Sachsenhausen zwischen 25.000 und 30.000 Akten an. Die anfallenden Akten werden von der FRANKENRASTER GmbH mit einer Verzögerung von ca. zwei Jahren abgeholt. Solange lagert das Klinikum die Akten selbst, um bei kurzfristigem Bedarf vor Ort darauf zurückgreifen zu können. Sind die Lagerkapazitäten ausgeschöpft, kommt ein drei- bis vierköpfiges Logistikteam des Scandienstleisters nach Frankfurt, um die Akten abzuholen.
Strengster Datenschutz an erster Stelle
Bis zu 800 Kartons werden vom Team für den Transport verpackt. Dabei gelten strengste Datenschutzvorgaben. Denn es gibt genau zwei Personen, die in eine Patientenakte einsehen dürfen: Der Patient selbst und der behandelnde Arzt. Die Schweigepflicht des Arztes geht hierbei sogar über den Tod des Patienten hinaus. Innerhalb von zwei Tagen ist alles für den Transport nach Buchdorf bereit. Stets mit einem Kontrollblick in den Rückspiegel auf die Ladung des LKWs geht es für die FRANKENRASTER-Mitarbeiter in gut vier Stunden zurück ins Donau-Ries. Dort angekommen wird im Wareneingang noch einmal genauestens überprüft, ob auch alle gewünschten Akten mitgenommen wurden. Dabei weiß der zuständige Lager-Mitarbeiter aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen oft lediglich zwei Anhaltspunkte, wie er die Akte prüfen kann. Ihm sind beispielsweise Geburts- und Sterbedatum einer Akte in einem bestimmten Karton bekannt.
Die Kartonagen werden anschließend mit einem Barcode versehen und im Hochsicherheitslager der FRANKENRASTER GmbH eingelagert. Das Hochsicherheitsarchiv wurde nach den Vorgaben der DIN ISO 11799 für Archivzweckbauten erbaut und eignet sich perfekt für die sensiblen Akten des Klinikums: Zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001 für höchsten Datenschutz und Datensicherheit, mit ganzflächiger Videoüberwachung, modernsten Sicherungs- und Brandschutzmaßnahmen, Zugangsbeschränkungen auf autorisierte Mitarbeiter und optimalen klimatischen Bedingungen. So können alle Voraussetzungen für die Einlagerung von Patientenakten erfüllt werden.
Sollte eine Patientenakte im Nachhinein doch noch einmal benötigt werden, können die Dokumente per On-Demand-Zugriff physisch oder digital angefordert werden. Die Mitarbeiter bestellen hierbei monatlich zwischen fünf und zehn Akten zur Nachsicht.
„Wir haben uns aus Platzgründen dazu entschieden, die Akten auszulagern. Mit FRANKENRASTER haben wir einen treuen Partner gefunden, der individuell auf unsere Bedürfnisse reagiert und mit dem sich eine komfortable Lösung umsetzen lässt.“, zeigt sich der Abteilungsleiter Einkauf zufrieden.
Über das Krankenhaus Sachsenhausen
Mit Schwerpunkt auf Gynäkologie, Adipositaschirurgie und Diabetologie liegt das 211 Betten starke DGD-Krankenhaus Sachsenhausen im Zentrum der Stadt Frankfurt am Main. Die DGD-Klinken sind ein christlicher Klinikverbund. Was als europaweit erste Spezialklinik für Diabetiker begann, hat sich zu einem Stadtteilkrankenhaus mit hoher fachlicher Spezialisierung entwickelt. Knapp 650 Mitarbeiter sorgen täglich dafür, dass in der Klinik alles nach Plan läuft. Jährlich helfen sie über 1500 Babys auf die Welt. Die zertifizierte Chest Pain Unit ist ein fester Bestandteil der Akutversorgung von Herzinfarktpatienten.
