Wenn es um digitale und roboterbasierte Angelegenheiten geht, versteht sich die Gerhard Schubert GmbH als der Experte schlechthin – nicht nur in Crailsheim oder Baden-Württemberg, sondern auf der ganzen Welt. Mit der Entwicklung von hochflexiblen Verpackungsmaschinen für die unterschiedlichsten Branchen unterstützt das Unternehmen weltweit Firmen in der prozessoptimierten Verpackung ihrer Produkte.
Die Personalakten der deutschen Mitarbeiter – 950 an der Zahl – waren bisher lediglich in Papierform vorhanden. Der Wunsch nach einem zentralen Ablageort und einem stimmigen Zugriffskonzept für alle digitalen Akten wurde immer lauter. Das Thema Nachhaltigkeit spielte bei der Entscheidung für digitale Personalakten natürlich ebenfalls eine große Rolle. Viele Ausdrucke führten zu hohem Verschleiß von Ordnern, Klammern und Registern. Nicht zu vernachlässigen: Unzählige Redundanzen.
Ziel der digitalen Transformation war in erster Linie die Prozessoptimierung durch die digitale Personalakte. Ein durchdachtes Konzept an einem zentralen digitalen Ablageort soll für mehr Struktur, bessere Organisation und vereinfachte Abläufe sorgen.
„Um die Digitalisierung der knapp 1000 Akten eigenständig durchzuführen, fehlte uns schlichtweg die Kapazität und das Know-How.“, meint Julian Halbauer, Assistent der Personalleitung. Letztendlich entschied sich der Automatisierungsexperte für die Firma FRANKENRASTER als Scandienstleister, nicht zuletzt aufgrund des guten Preis-Leistungsverhältnisses. Als professioneller Anbieter von Scandienstleistungen mit langjähriger Erfahrung in den Bereichen Scannen, Lagern und Archivieren – auch bei sensiblen Daten wie Personalakten – schenkte das Unternehmen dem Experten schnell sein Vertrauen.
Nun war es Aufgabe von FRANKENRASTER, die Akten in Papierform von Baden-Württemberg nach Bayern zu transportieren. Herausforderung hierbei war der Umgang mit den sensiblen Daten: Aus Datenschutzgründen wurden die Akten in einem Datenschutzcontainer transportiert. In Buchdorf angekommen, wurden die knapp 100.000 Blatt für den Scan vorbereitet. Im nächsten Schritt folgten der eigentliche Scan und die digitale Datenerfassung der Personalstammdaten, bevor die Daten digital übermittelt wurden.
Nachdem die Akten digital verarbeitet worden sind, wurden sie in ihrer ursprünglichen Form wieder nach Crailsheim zurückgebracht. Die Freude über die digitale Personalakte ist groß: „Unsere Prozesse vereinfachen sich nachhaltig. Der Auftrag wurde in der vereinbarten Zeitschiene erledigt und Absprachen wurden wie vereinbart eingehalten.“, so Halbauer. „Wir würden uns jederzeit wieder für die Firma FRANKENRASTER entscheiden.“
Über die Gerhard Schubert GmbH
Die Gerhard Schubert GmbH ist Vorreiter bei der Entwicklung von modularen Verpackungsmaschinen und passgenauen Serviceleistungen für verschiedenste Branchen – von Pharma und Kosmetik über Getränke, Nahrungsmittel und Süßwaren bis hin zu technischen Artikeln. Das Familienunternehmen aus Crailsheim (Baden-Württemberg, Deutschland) setzt bei seinen digitalen, roboterbasierten Verpackungsmaschinen auf ein Zusammenspiel von einfacher Mechanik, intelligenter Steuerungstechnik und skalierbarer Modularität. Die Schubert-Gruppe steht Kunden nicht nur als Hersteller von Verpackungsmaschinen und Automatisierungslösungen zur Seite, sondern verfügt darüber hinaus über ein kompetentes Beratungsteam, das maßgeschneiderte Lösungen für Ihren Anwendungsfall entwickelt.
