„Besser als das Original“
FRANKENRASTER rettet Mikrofilmkarten trotz schlechter Qualität
Rascher Zugriff auf technische Informationen und Unterlagen ist für die Mitarbeiter der Brückner Technology Holding von zentraler Bedeutung, um Wartungsarbeiten von Anlagen und Maschinen oder laufende Projekte zeitnah zu bearbeiten. Da Brückner auch Standorte und damit auch Papierdokumente im Ausland hat, war der Zugriff auf diese Dokumente meist mit einer starken zeitlichen Verzögerung verbunden. Deshalb beschloss Brückner 2003 das bis dahin papierbasierte Archiv in Frankreich und in England zu digitalisieren und die technischen Dokumentationen mit einem digitalen Archiv/Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten und zu archivieren. Mit dem DMS von ELO hatte Brückner bereits gute Erfahrungen gemacht. Der Anlagenbauer nutzt das System u. a. zur Vorgangsbearbeitung von Eingangsrechnungen und Bestellungen und für deren Archivierung. Nun sollten auch die technischen Unterlagen und Zeichnungen in ELO verwaltet werden, so dass die Projektverantwortlichen jederzeit und standortunabhängig auf Unterlagen Zugriff haben.
Digitalisieren der technischen Dokumentationen
Für die Digitalisierung der umfangreichen Projektunterlagen beauftragte Brückner den Scandienstleister FRANKENRASTER. Gründe der Entscheidung für das Unternehmen FRANKENRASTER waren Qualität und auch der preisliche Vorteil im Gegensatz zum Scannen im eigenen Hause oder bei anderen Dienstleistern. Allein von dem Partnerunternehmen aus Glasgow erhielt FRANKENRASTER mehr als 28.000 Mikrofilmkarten, über 60.000 Stücklisten sowie 3.200 technische Zeichnungen. Von Brückner Deutschland übernahm der Scandienstleister ca. 28.000 Zeichnungen, 12.000 Mikrofilmkarten sowie insgesamt 120.000 Stücklisten und Dokumente, des Weiteren noch Teile der technischen Dokumentation, 2.000 Dokumente und 2.000 Zeichnungen. Innerhalb der nächsten 3 Monate wurden die Unterlagen sorgfältig aufbereitet und gescannt. Teilweise war das Material von sehr schlechter Qualität, so dass ein Großteil der Mikrofilmkarten manuell gescannt werden musste. „Das Ergebnis kann sich sehen lassen“, kommentiert Elfi Mittermeier, die Projektverantwortliche bei Brückner.
Die Qualität und Lesbarkeit der digitalisierten Mikrofilmkarten ist zum Teil besser als das Original.“
Für die Bearbeitung der transparenten Stücklisten und technischen Zeichnungen kam je nach Format und Größe ein Dokumenten- oder Großformatscanner zum Einsatz. In dieser Projektphase wurden ebenfalls ca. 4.000 Patentunterlagen digitalisiert und mit einer OCR Lesung für den Import in das DMS vorbereitet. Während der Digitalisierung des Papierarchivs standen die Unterlagen jederzeit zur Verfügung. „Der Abruf der benötigten Informationen klappte hervorragend. Innerhalb einer Stunde und teilweise auch noch schneller bekamen wir die gewünschten Dokumente digital aufbereitet“, erläutert Elfi Mittermeier.
Zentrales Daten- und Informationsarchiv
Um gezielt nach den Unterlagen im DMS suchen zu können, wurden die Dokumente nach bestimmten Kriterien klassifiziert. Für die Indexierung nutzte man sowohl Stichworte aus den Dokumenten als auch Eckdaten des jeweiligen Projekts. Die so aufbereiteten Daten erhielt Brückner zusammen mit einer Excel-Tabelle, die sie direkt in das DMS von ELO importierten. Ein weiterer positiver Nutzen der Digitalisierung: Die Raumkosten für das Papierarchiv wurden deutlich gesenkt. Gleichzeitig erfüllt Brückner die Anforderungen, die mit der Langzeitarchivierung verbunden sind.
Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden“, resümiert Elfi Mittermeier. „Durch das digitale Archiv haben wir unsere Informationslogistik deutlich verbessert. Die Kriterien Geschwindigkeit der Anzeige und Qualität waren sehr wichtig und wurden voll erfüllt. Zudem konnte FRANKENRASTER die Dokumente trotz sehr guter Qualität mit geringem Speicherbedarf liefern.“
Unternehmensdarstellung – Brückner Gruppe
Die Brückner Gruppe ist mit einem Anteil von rund 60 % der im Weltmarkt führende Anbieter von Folien-Reckanlagen. Zum Leistungsspektrum des mittelständischen Unternehmens gehören Planung, Bau und Inbetriebnahme kompletter Produktions- und schlüsselfertiger Fabrikanlagen sowie sämtliche verfahrens- und maschinentechnische Entwicklungen zur Folienherstellung. Derzeit sind weltweit mehr als 600 Brückner Anlagen in Betrieb.
