Wenn eine große Menge an Unterlagen archiviert werden muss, fällt in vielen Unternehmen die Wahl auf die eigenen Kellerräume. Was tun aber, wenn deren Kapazität nicht mehr ausreicht?
Die Bott Firmengruppe entwickelt und produziert an drei europäischen Standorten Fahrzeugeinrichtungen, Betriebseinrichtungen und Arbeitsplatzsysteme. In Deutschland arbeiten derzeit 440 Mitarbeiter verteilt auf fünf Niederlassungen und dem Hauptstandort in Gaildorf. Von dort aus beliefert Bott Kunden in Industrie und Handwerk auf der ganzen Welt. Die Personalakten lagern in großen Aktenschränken in der Zentrale. Mit der zunehmenden Menge an Unterlagen, unter anderem bedingt durch die wachsende Anzahl an Mitarbeitern, reicht der Platz langsam nicht mehr aus. Ebenso konnte man bisher nur lokal auf die Unterlagen zugreifen – Bearbeitungsvorgänge in den anderen Niederlassungen waren häufig kompliziert.
Als Lösung hierfür entschied sich die Bott GmbH für eine Digitalisierung ihrer Personalakten bei FRANKENRASTER.
„FRANKENRASTER ist uns empfohlen worden – das umfangreiche Infomaterial und die Beratung, die wir bekommen haben, haben uns letztlich überzeugt“, erinnert sich Meike Kämmler, Personalleiterin bei der Bott GmbH.
Um das Vorhaben intern umzusetzen, hätte man viele Mitarbeiter damit beschäftigen müssen. Da es sich bei Personalakten um hochsensible Daten handelt, wollte das Unternehmen das Projekt außerdem nur an einen Experten im Thema Sicherheit und Datenschutz übergeben.
„Wir sind von Anfang an sehr gut betreut worden, das Projekt verlief reibungslos“, beschreibt die Bott GmbH die Zusammenarbeit mit FRANKENRASTER.
Insgesamt wurden etwa 62.000 Blatt an Papierdokumenten verarbeitet. Da es sich um aktive Akten handelte, war es besonders wichtig, die Akten schnell zu bearbeiten und den Termin zur Fertigstellung einzuhalten. Nachdem die Unterlagen für den Scanvorgang vorbereitet wurden, wurden sie an Hochleistungsscannern digitalisiert und mit der OCR Volltexterkennung in durchsuchbare Dateien umgewandelt. Um eine eindeutige Identifizierung zu gewährleisten, wurden die Dateien mit den entsprechenden Personalnummern benannt. Anschließend wurden die Digitalisate in zwei Chargen an Bott übermittelt. Die erste Charge bestand aus Dokumenten, die das Unternehmen zeitnah zur Bearbeitung benötigte. Schon bei der Abholung der Unterlagen wurden die entsprechenden Ordner separat verpackt und beim Scanvorgang vorgezogen.
Nach der Digitalisierung sind die Personalakten nun von allen Standorten aus abrufbar und können zur Bearbeitung verwendet werden. Dadurch werden nicht nur die Arbeitsprozesse der Personalabteilung vereinfacht, sondern auch erheblich Zeit eingespart. Die Bott GmbH ist sehr zufrieden mit Ihrer Entscheidung, die Unterlagen digitalisieren zu lassen und würde sich wieder für FRANKENRASTER entscheiden.
Über die Bott GmbH
Die Bott GmbH & Co. KG zählt in Deutschland zu den führenden Unternehmen der metallverarbeitenden Industrie. Gegründet 1930 als mechanische Werkstätte, entwickelte sich der Betrieb rasch weiter und bildet heute eine Unternehmensgruppe mit über 950 Mitarbeitern weltweit, Produktionsstandorten in Deutschland, Großbritannien und Ungarn sowie einem Jahresumsatz von 136 Millionen Euro. Vertriebsgesellschaften, Lizenzpartner und Importeure aus der ganzen Weltspannen ein flächendeckendes Servicenetz und ermöglichen es Bott, Kunden während der gesamten Projektlaufbahn stets individuell zu bedienen.
