Persönlich ansprechbar und bei den Mitgliedsbetrieben in allen Regionen Deutschlands vor Ort zu sein, gehört bei Bioland, dem führenden Verband für ökologischen Landbau in Deutschland, zum Konzept. In Zeiten analoger Dokumente bedeutete das aber auch acht über die Republik verteilte Regionalgeschäftsstellen, acht Mal Verwaltung, Buchhaltung, Marketing und IT. Diese Bereiche sind heute zentralisiert, geblieben sind die persönlichen Ansprechpartner vor Ort, die flexibel und häufig im Homeoffice arbeiten können. Möglich geworden ist dieser tiefgreifende Strukturwandel erst durch die Digitalisierung der Geschäftsunterlagen, wie zum Beispiel der rund 7000 Verträge des Verbands, die FRANKENRASTER gescannt hat.
Alle Dokumente zentral gebündelt
Fragt man Maria Siegert, IT-Leiterin bei Bioland, was sich durch die Digitalisierung geändert hat, wird schnell klar: durch die Möglichkeiten der modernen Technik konnte der Verband einen tiefgreifenden Strukturwandel von regionalen zu fachlichen Verwaltungseinheiten vollziehen.
Die bundesweite Zusammenarbeit ist so überhaupt erst möglich geworden“, resümiert Maria Siegert.
Ankommende Briefe werden heute gleich beim Posteingang gescannt und stehen den zuständigen Mitarbeitern anschließend per DMS zentral zur Verfügung.
Digitaler Workflow – Dank Digitalisierung
Neben einem deutlichen Zuwachs an Vernetzung kann Bioland so auch viel Papier sparen.
Der Workflow funktioniert heute komplett digital“, so Siegert.
Für FRANKENRASTER hat man sich bei Bioland entschieden, weil Kosten bei einem Verband natürlich immer ein entscheidendes Thema sind und der Digitalisierungsdienstleister hier durch ein gutes Angebot überzeugen konnte. Ausschlaggebend war zudem die räumliche Nähe von FRANKENRASTER zur Bioland-Geschäftsstelle in Augsburg, wo die bundesweite IT, Verwaltung und Buchhaltung angesiedelt sind.
Nach der Digitalisierung der Unterlagen im bayerischen Buchdorf wurden nicht mehr benötigte Dokumente entsprechend der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet, ein weiterer Teil wurde im dokumentengerechten Hochsicherheitslager von FRANKENRASTER eingelagert.
Über Bioland
Bioland ist der bedeutendste Verband für ökologischen Landbau in Deutschland. 6.200 Landwirte, Gärtner, Imker und Winzer wirtschaften nach den Bioland-Richtlinien. Hinzu kommen mehr als 1.000 Partner aus Herstellung und Handel wie Bäckereien, Molkereien, Metzgereien und Gastronomie.
Seit 45 Jahren entwickeln die Bioland-Mitglieder mit ihrem Verband eine ökologisch, ökonomisch und sozial verträgliche Alternative zur intensiven, von Industrie und Fremdkapital abhängigen Landwirtschaft. Ziel der täglichen Arbeit der Bäuerinnen und Bauern ist die nachhaltige Erzeugung hochwertiger und gesunder Lebensmittel.
