Digitalisierung von mehr als 2 Millionen Blatt inklusive Aufbereitung und Inventarisierung sowie Einlagerung von Akten
Bei der Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution (BGHW) arbeiten bundesweit rund 1.800 Beschäftigte an 9 Standorten. Als gesetzliche Unfallversicherung verfügt die BGHW über ein extrem umfangreiches und stetig wachsendes Volumen an Papierunterlagen. Ein zunehmendes Problem stellte vor allem die Verfügbarkeit dar. Zur Vereinfachung interner Abläufe war es von hoher Wichtigkeit, dass von mehreren Standorten auf bestimmte Papierakten zugegriffen werden konnte. Daher wurde nach einer Lösung gesucht, die es ermöglicht, von mehreren Standorten auf das gleiche Dokument zuzugreifen und gleichzeitig den Schutz von sensiblen Sozialdaten zu gewährleisten.
"Unser Lösungsansatz war die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung. Dafür benötigten wir allerdings zunächst eine Lösung zur Digitalisierung der Papierakten", sagt Rolf Willems, Dezernatsleiter für DMS und Organisation bei der BGHW. "Zudem war das Projekt extrem terminkritisch."
Für uns war eine zeitnahe Umsetzung immens wichtig, daher suchten wir nach einer Lösung und nach einem Dienstleister, der es in kurzer Zeit termingetreu umsetzen kann."
Hohe Sicherheitsbestände für sensible Dokumente
Bei einem Projektumfang von mehr als 2 Millionen Blatt und einem sehr kleinen Terminfenster musste also ein Dienstleister gefunden werden, der diesen Umfang im gesetzten Zeitrahmen verarbeiten konnte. Zusätzlich musste der Dienstleister eine individuell auf die Bedürfnisse der BGHW angepasste Aufbereitung und Inventarisierung der digitalisierten Unterlagen anbieten können. Letztendlich waren der Kostenaspekt und die Themen Sicherheit und Datenschutz von extrem hoher Wichtigkeit, da die Akten sensible Sozialdaten beinhalteten, die keinesfalls verloren werden oder in die falschen Hände geraten durften. Aufgrund dieser Vorgaben entschied man sich schließlich für die FRANKENRASTER GmbH.
Die FRANKENRASTER GmbH verfügte bereits über hinreichende Erfahrung mit dem Umgang sensibler Akten und konnte die BGHW hinsichtlich des Sicherheitsaspektes gut beraten. Als eines von deutschlandweit nur ca. 400 Unternehmen ist das Informationssicherheits-Managementsystem der FRANKENRASTER nach den Richtlinien der ISO/IEC 27001 zertifiziert. In Kombination mit der Zertifizierung des Qualitätsmanagements nach DIN ISO 9001 bietet die FRANKENRASTER damit das Optimum an Qualität und Sicherheit. Auch die Verarbeitung der Unterlagen im eng bemessenen Zeitrahmen konnte von der FRANKENRASTER zugesagt werden. Dank einer hausinternen Entwicklungsabteilung konnte für die BGHW eine individuell zugeschnittene Lösung zur Aufbereitung und Inventarisierung der digitalisierten Unterlagen angeboten werden.
Das Angebot der FRANKENRASTER war dienstleistungsorientiert und erfüllte unsere Vorgaben. Außerdem schien uns das Unternhemen projekterfahren zu sein. Deshalb haben wir uns für die Lösung der FRANKENRASTER entschieden", so Rolf Willems.
Projektablauf
Die zur Digitalisierung vorgesehenen Akten wurden von der FRANKENRASTER am Standort abgeholt und gemäß geltender Sicherheitsbestimmungen in verschlossenen Metallcontainern an den FRANKENRASTER Firmensitz in Buchdorf gebracht. Die Transporte wurden von FRANKENRASTER Mitarbeitern durchgeführt und dokumentiert. In Buchdorf wurde die gesamte Projektabwicklung von der Dokumentenvorbereitung, über den Scan-Prozess bis hin zur Nachbereitung der digitalisierten Unterlagen nach individueller Kundenvorgabe zügig und innerhalb des Zeitrahmens durchgeführt. Die so angelegten Dateien konnten anschließend von der BGHW in das unternehmenseigene Dokumenten-Management-System übernommen werden. Die Papierunterlagen wurden von der FRANKENRASTER in Buchdorf im hausinternen Aktenlager eingelagert. Das speziell auf eine dokumentengerechte Aktenlagerung ausgerichtete Aktenlagerung ausgerichtete Aktenlager ist massiv gebaut und mit modernster Brandschutz- und Überwachungstechnik ausgestattet. Zudem verfügt es über ein Zutritts-Kontrollsystem.
Die Anforderungen der BGHW an den Datenschutz konnten somit lückenlos erfüllt werden.
Trotz des extrem kurz bemessenen Zeitrahmens hat die FRANKENRASTER unser Projekt zuverlässig, termingetreu und qualitativ hochwertig umgesetzt. Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung, die FRANKENRASTER uns angeboten hat."
Mittlerweile hat die FRANKENRASTER GmbH bereits mehrere Projekte erfolgreich für die BGHW durchgeführt. Auch für die Zukunft kann sich die BGHW eine weitere Zusammenarbeit mit der FRANKENRASTER vorstellen.
Über die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW)
Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) entstand am 1. Januar 2008 durch die Fusion von Großhandels- und Lagerei- Berufsgenossenschaft (GroLa BG) und Berufsgenossenschaft für den Einzelhandel (BGE). Sie betreut ca 4,1 Millionen Versicherte in rund 410.000 Unternehmen der Branchen Einzelhandel, Großhandel und Warenverteilung. Die BGHW ist Trägerin der Gesetzlichen Unfallversicherung. Die Gesetzlliche Unfallversicherung bildet neben der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung einen selbstständigen Zweig des deutschen Sozialversicherungssystems. Der größte Zweig der gesetzlichen Unfallversicherung erfasst die gewerbliche Wirtschaft. Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik übernimmt den Versicherungsschutz bei Arbeitsunfällen, Wegeunfällen und Berufskrankheiten, zu denen es trotz aller Erfolge bei der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz kommt.
