Vermieten, Bauen, Verwalten – das sind die drei großen Hauptaufgaben der Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG. Sie ist seit über 70Jahren aktiv, aktuell besitzt die Organisation knapp 1.050 Immobilien, ein Großteil davon Mietwohnungen. Doch nicht nur um die eigenen Objekte kümmert sich die Genossenschaft, auch Wohnimmobilien Dritter werden von ihr nach Auftrag an Mieter vermittelt und verwaltet.
„Wir haben Akten mit teils jahrzehntealten Verträgen, mit denen wir dennoch stetig arbeiten“, erklärt Jens Neser, Prokurist der Genossenschaft. Die Mitarbeiter sind häufig in Kontakt mit Mietern, entsprechend muss der Zugriff auf die Unterlagen stetig gewährleistet und einfach sein. Durch die unkomplizierte und schnelle Bedienung bot sich hier die digitale Akte als ideale Lösung an.
Da der Schwerpunkt der Baugenossenschaft Familienheim Mosbach beim Vermieten und Verwalten liegt, entschied sie sich zunächst für eine Digitalisierung der über 1.000 Mieterakten und einiger Ordner. Diese sollten direkt in das vorhandene „DMS-System Aareon Archiv kompakt“ übertragen werden können.
„Bei Mieterakten handelt es sich um sensible Daten. Wir suchten deshalb einen Scandienstleister mit Erfahrung und gutem Preis/Leistungsverhältnis. Wichtig war uns auch, dass der Aufwand möglichst gering gehalten wird“, erinnert sich Jens Neser. Gemeinsam erarbeiteten die Baugenossenschaft und FRANKENRASTER einen passenden Projektplan für das Vorhaben. Man entschied sich, für jeden Mieter eine zusammenhängende, voll durchsuchbare PDF-Datei anzulegen, um den Mitarbeitern die Informationssuche so einfach wie möglich zu gestalten. Gleichzeitig konnten mit dieser Lösung auch die Rahmenvorgaben für die Kosteneingehalten werden.
Intern wäre die Digitalisierung nicht machbar gewesen. Zu groß war der Arbeitsumfang, zu unsicher die Qualität der gescannten Dokumente. Deshalb entschied sich die Organisation für FRANKENRASTER, die das Projektentsprechend aller Vorgaben abwickeln konnten. Neser fasst zusammen: „FRANKENRASTER wurde uns innerhalb der Wohnungswirtschaft empfohlen. Die Leistungen entsprachen genau den Vorbesprechungen, insgesamt wurden alle Daten pünktlich, korrekt und vollständig geliefert.“
Über die Baugenossenschaft Familienheim Mosbach eG
Mit 16 Mitarbeitern generiert die Baugenossenschaft jährlich etwa 6,5 Mio. € Umsatz. Ihr Tätigkeitsgebiet erstreckt sich vom Landkreis Heilbronn über den Neckar-Odenwald-Kreis bis in den Rhein-Neckar-Kreis in Baden-Württemberg. Seit 1947 steht die eingetragene Genossenschaft für familiengerechtes Planen und Bauen, mit ihren nahezu 2.000 Mitgliedern besitzt sie eine gute Kapitalausstattung und zeichnet sich durch solide Geschäftspolitik aus.
