Mietverträge, Schriftwechsel, Übergabeprotokolle, Mitgliedunterlagen: in einer Baugemeinschaft fällt so einiges an Papier an. Das spart sich die Baugemeinschaft Ettlingen künftig. Sie setzt zunehmend auf elektronische Lösungen, die Zeit und Raum sparen und baut dabei auf FRANKENRASTER als Partner für die Digitalisierung.
Optimierter Workflow durch Digitalisierung
Wie die Digitalisierung da Arbeiten verändert, merken Guido Benz und seine Kollegen jeden Tag. „Keiner muss mehr an die Rollregale, denn auf das digitale Archiv haben wir immer Zugriff“, erzählt er. Die ebenso bekannte wie lästige Suche nach einzelnen Ordnern fällt auch weg, denn kein Kollege muss mehr warten, bis der andere die Akte vom Tisch hat.
Dieser Umstand schafft Luft, ganz buchstäblich. Fast einen ganzen Raum Platz hat die Baugemeinschaft Ettlingen durch die Einführung eines digitalen Archivs gewonnen. Der wohl größte Vorteil ist aber, dass EDV-System und digitale Akten von ihrer Struktur her nun endlich komplett übereinstimmen. „Wir unterscheiden organisatorisch zwischen Mieter und Mitglied. Das kann, aber muss sich nicht überschneiden“, erklärt Guido Benz. Was bei einer Akte aus Papier mitunter schwer abzubilden war, ist jetzt mit der gewählten Lösung aus d3 und Wohnungswirtschaftssoftware kein Problem mehr.
Planvoll zum Ziel: So lief das Projekt der Baugemeinschaft Ettlingen ab
Insgesamt ein Jahr hat die gesamte Umstellung auf das digitale Archiv in Anspruch genommen, 6 Wochen die komplette Digitalisierung der Akten, vom Start bis zur Rückgabe. Möglich wurde die schnelle Umsetzung auch, weil die Mitarbeiter der Baugemeinschaft selbst zu ihren Papierakten gegriffen haben und sie so vorbereitet haben, wie sie letztendlich aussehen sollten. Parallel zur Digitalisierung durch FRANKENRASTER wurde ein neuer Server aufgesetzt und eine neue Software eingeführt.
„Die Abwicklung lief an sich problemlos ab. Es hat zeitlich funktioniert und das Ergebnis sieht gut aus. FRANKENRASTER ist auf jeden Fallempfehlenswert“, lautet das Fazit von Guido Benz.
Und für die Zukunft? „Wir wollen möglichst papierarm in allen Bereichen werden“, formuliert Guido Benz das mittelfristige Ziel der Baugenossenschaft. Das bereits vorhandene digitale Archiv will in Ettlingen zumindest keiner mehr missen.
Über die Baugemeinschaft Ettlingen
Die Baugemeinschaft Ettlingen steht mehr als 60 Jahren für eine nachhaltige, sichere und sozialverantwortbare Wohnungsversorgung. Dabei steht das Genossenschaftsprinzip mit all seinen Vorteilen für die Mitglieder im Mittelpunkt.
Aktuell verwaltet die Baugemeinschaft Ettlingen rund 1000 Wohneinheiten, gewerbliche Objekte sowie rund 700 Stellplätze.
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