Auf die Straße gebracht – die Unterlagen von Auto-Staiger ziehen um
Logistik, Lagerung und on-Demand-Service für rund 15.000 Ordner
Personalakten, Buchhaltungsbelege, Neuwagenakten, Kundendienstrechnungen oder Unterlagen über den Verkauf von Gebrauchtwagen: bei einem Autohaus kommen mit der Zeit sehr viele Dokumente zusammen. Besonders, wenn es sich wie bei Auto-Staiger um einem der weltweit ältesten Opel-Händler mit sechs Filialen handelt.
6 Filialen, 1,3 Kilometer Dokumente – ein Fall für FRANKENRASTER
Nachdem die Augsburger AVAG Holding das Unternehmen 2014 übernommen hatte, galt es, rund 1,3 Kilometer Akten von den sechs Standorten des Autohauses abzuholen und so einzulagern, dass benötigte Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bei Bedarf jederzeit wiedergefunden werden können.
Das Logistik-Team der FRANKENRASTER GmbH hatte im wahrsten Sinne alle Hände voll zu tun, um nach der Übernahme von Auto-Staiger durch AVAG seinen Teil zur Abwicklung des bisherigen Unternehmens beizutragen: 219 kleine und 28 große Kartonagen, 46 Paletten, 38 Container und 8 vollständige Aktenschränke gab es allein in Stuttgart auszulagern.
Beginnend im baden-württembergischen Esslingen wurden auch in den Filialen in Waiblingen, Schwäbisch-Gmünd, Göppingen, Leinfelden-Echterdingen sowie am ehemaligen Hauptsitz am Stuttgarter Nordbahnhof die Akten in bereitgestellte Kartonagen und Transportbehälter verpackt, unterm Strich insgesamt rund 15.000 Stück. Reinhard Kaller, Projektverantwortlicher der AST-Verwaltungs-GmbH zeigt sich zufrieden mit dem Einsatz des Logistik-Teams. „Die Zusammenarbeit hat hervorragend geklappt, weil sich jeder richtig eingebracht hat. Ein tolles Team.“
Alle Akten auf einen Blick – auch in 10 Jahren
Vor der Einlagerung im Buchdorfer Hochsicherheitsarchiv wurde jeder Ordnerrücken fotografiert und ein Archivverzeichnis erstellt. Weil die AST-Verwaltungs-GmbH nicht nur die Betriebsrenten des früheren Unternehmens verwaltet, sondern auch für die Abwicklung der bisherigen Vorgänge zuständig ist, werden immer wieder einzelne Dokumente oder Akten aus dem Bestand benötigt.
Diese werden nach Anforderung durch einen autorisierten Ansprechpartner aus dem Archiv geholt, digitalisiert und per sicherem SFTP-Download zur Verfügung gestellt. Auch mit diesem Service ist man bei der AST-Verwaltungs-GmbH zufrieden. „Das hat bisher immer gut geklappt“, so Reinhard Kaller.
Optimale Bedingungen für die Lagerung von Dokumenten
Im Hochsicherheitsarchiv von FRANKENRASTER herrschen optimale Bedingungen, damit die eingelagerten Personalakten, Buchhaltungsunterlagen und Dokumente zu Autoverkäufen die kommenden Jahre unbeschadet überstehen, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist: die klimatischen Bedingungen sind in Sachen Temperatur und Luftfeuchtigkeit ideal an die Lagerung von Papier angepasst, verschiedene aktive und passive Sicherheitsmaßnahmen sorgen zudem dafür, dass nur autorisierte Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Nach Ablauf der üblicherweise 10-jährigen Aufbewahrungsfrist übernimmt FRANKENRASTER auch die Aktenvernichtung und Entsorgung – natürlich nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe durch die AST-Verwaltungs-GmbH.
Und Reinhard Kaller? Für ihn ist der logistische Teil Abwicklung beendet. Sein Fazit zur Zusammenarbeit ist eindeutig: „Ich kann FRANKENRASTER nur weiterempfehlen“, sagt er.
Über Auto-Staiger
Auto-Staiger ist mit den Standorten Stuttgart, Leinfelden-Echterdingen, Esslingen, Waiblingen, Göppingen und Schwäbisch-Gmünd im Großraum Stuttgart, Fils- und Remstal seit der Gründung 1898 tief verwurzelt. Über 115-jährige Marktpräsenz und entsprechende Aktivitäten haben für einen hohen Bekanntheitsgrad in der Region gesorgt. Als einer der ältesten Opel-Händler der Welt ist die Traditionsmarke mit dem Blitz fest mit den Autohäusern von Auto-Staiger verbunden. Die Übernahme durch die AVAG Holding SE aus Augsburg im August 2014 schlägt ein neues Kapitel für Staiger auf, zeigt aber gleichzeitig deutlich die Verpflichtung zur Marke Auto-Staiger und den damit verbundenen Standorten.
Weitere Informationen über Auto-Staiger finden Sie unter: http://www.autostaiger.de/
