FRANKENRASTER lagert Archivbestand dokumentengerecht ein und stellt Unterlagen per on-Demand Service digital zur Verfügung
Als Versicherungsträger ist die AOK Rhein-Necker-Odenwald derzeit zuständig für die Betreuung von rund 375.000 Versicherten. Die Vielzahl von Anfragen zu alten Versicherungszeiten bedeutete für die AOK einen hohen Personal- und Zeitaufwand. Daher entschied sich der Versicherungsträger für die Auslagerung des Archivbestandes an einen externen Dienstleister. Dadurch sollte ein bequemer und schneller digitaler Zugriff auf alle Akten ermöglicht werden.
Es handelte sich dabei um eine große Vielfalt an Vorlagen wie z. B. Akten, Hängemappen, Dokumente, Mikrofiches, Rollfilme und Schriftgut. Eine besondere Herausforderung stellte das Aktengut mit schlechter Qualität dar", sagt Jürgen Haag von der AOK Rhein-Neckar-Odenwald. "Wir haben uns für die FRANKENRASTER entschieden, da sie uns bei den teilweise sensiblen Daten größtmögliche Sicherheit bieten konnten und auch das Preis-/Leistungsverhältnis des Angebotes gestimmt hat."
Projektablauf
Die Unterlagen, Akten, Mikrofiches, Rollfilme und Schriftgut wurden von der FRANKENRASTER in Mannheim abgeholt. Der Transport erfolgte in verplombten Transportcontainern und wurde exakt dokumentiert. Die Einlagerung erfolgte im modern ausgestatteten Dokumentenlager der FRANKENRASTER in Buchdorf. Das Lagergebäude ist massiv gebaut und verfügt über modernste Technik zur optimalen Lagerung von Aktengut: Videoüberwachung, Zutrittskontrolle, Brandmeldeanlage und Brandschutztechnik, Temperaturregelung und Luftfeuchtigkeitsregelung. Das Gebäude, die Logistik und das Informationssicherheits-Managementsystem entsprechen den Vorgaben des Datenschutzes und sind nach den Richtlinien der DIN ISO 27001 zertifiziert. Der Zugriff auf die eingelagerten Unterlagen erfolgt on-Demand. Auf Anfrage stellt die FRANKENRASTER benötigte Dokumente innerhalb kürzester Zeit im Original oder im digitalen Wunschformat zur Verfügung. Somit sind die ausgelagerten Akten trotzdem jederzeit greifbar.
Die Zusammenarbeit mit der FRANKENRASTER war jederzeit problemlos", so Jürgen Haag. "Wir würden uns wieder für die FRANKENRASTER entschieden."
Über die AOK Rhein-Neckar-Odenwald
Die AOK Rhein-Neckar-Odenwald - die Gesundheitskasse ist mit rund 375.000 Versicherten die mitgliederstärkste Krankenkasse in der Region - Tendenz steigend. Sie ist mit 20 Kunden Centern vor Ort präsent und damit stark in der Region verwurzelt. Als einzige Krankenkasse betreibt sie eigene Rücken- und Bewegungsstudios und ist exklusiver Partner der TSG 1899 Hoffenheim. Die AOK ist Kooperationspartner zahlreicher Schulen, Institutionen und Vereine. Gemeinsam mit den Partnern will sie ihre Kompetenzen in der Sport- und Gesundheitsförderung nutzen, um eine bewusste und gesunde Lebensweise aktiv zu unterstützen.
